Le nuove norme in vigore per la dematerializzazione della Pubblica Amministrazione, hanno fatto aprire nuovi scenari e delineato nuovi obblighi per un cambiamento in digitale.

Siamo partiti con la Fattura elettronica, che ha richiesto a partire dal 31 marzo 2015, a tutti gli enti pubblici centrali e locali, l’adozione di sistemi di invio e ricezione della fattura in formato strutturato a norma, coinvolgendo in maniera indiretta tutti i fornitori che offrono servizi alla Pubblica Amministrazione.

Il DPCM del 3 Dicembre 2013, ha innescato una rivoluzione digitale, attraverso le regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 –bis, 41, 47, 57 –bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005, che obbliga le Pubbliche Amministrazioni ad attivare processi interamente digitali dei propri atti e documenti.

Si dovrà ridurre il supporto cartaceo, e gestire il passaggio di tutti i sistemi di conservazione, alle nuove regole tecniche del DPCM del 3 Dicembre 2013 entro e non oltre 36 mesi dall’entrata in vigore del decreto sulle regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici, ovvero Aprile 2017.

Di cosa ha bisogno l’amministrazione digitale?

Responsabile di Gestione

Figura chiave dell’amministrazione digitale sarà senz’altro il Responsabile della Gestione documentale, che

• Deve essere nominato all’interno dell’amministrazione;
• Deve avere competenze tecniche archivistiche e di processo;
• L’amministrazione con più AOO (aree organizzative omogenee) dovrà nominare anche un Coordinatore della Gestione Documentale;
• Deve indicare le AOO, classificate non per classe documentale, ma per processo;
• Vigila per il rispetto della Privacy 196/2003 e successivi aggiornamenti;
• Predisporre la fascicolazione dei documenti informatici e i processi archivistici tenendo conto delle regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validità temporale dei documenti informatici, di formazione e conservazione dei documenti digitali della pubblica amministrazione nel rispetto degli articoli 20,22,23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005 del 13 Novembre 2014;
• Collabora con il Responsabile della Conservazione.

Manuale di Gestione

Il Responsabile della Gestione Documentale, in sinergia con il Responsabile della conservazione e il Responsabile della privacy, dovrà redigere e vigilare sull’applicazione del Manuale di gestione, che andrà ad integrarsi al Manuale del Responsabile della Conservazione Digitale.

Il manuale di Gestione è un documento complesso, che deve descrivere in maniera dettagliata il flusso documentale dell’ente. Nello specifico:

• Dovrà contenere il Piano di Sicurezza per la conservazione dei dati, dunque backup e Disaster Recovery, piano di continuità dei flussi documentali e dei sistemi informativi.
• Descrivere i flussi documentali dell’ente e il sistema di protocollazione semplice e speciale, a seconda della tipologia di documento
• Vengono descritti gli strumenti informatici utilizzati per gestire e scambiare documenti all’interno dell’ente e all’esterno
• Formati documento utilizzati e metadati associati alla tipologia di documento;
• regole di protocollazione e di fascicolazione documenti;
• invio del registro giornaliero di protocollo, al sistema di conservazione, entro la giornata lavorativa successiva;
• Indicare le AOO dell’ente, il responsabile di gestione dell’AOO e l’eventuale coordinatore delle Aree se queste sono più di una;
• Descrivere il sistema di protocollazione garantendo l’immodificabilità e la tracciabilità dei documenti, anche di quelli annullati;
• Pubblicazione del Manuale di Gestione sul sito istituzionale della PA, nella logica della trasparenza.

Protocollo Informatico

Ogni amministrazione deve avere un sistema di protocollo informatico, che deve prevedere:

• accessi univoci ed identificati;
• conservazione dei Log di Sistema;
• gestione dello storico dei documenti protocollati
• i documenti protocollati non potranno essere modificati
• il sistema di protocollo dovrà integrarsi con il sistema di conservazione per permettere l’invio del registro giornaliero di protocollo secondo tempi e norme previste;
• Rispetto della Privacy
• le segnature di protocollo dovranno riportare: codice identificativo della PA, della AOO, del registro, e la data di protocollo e il progressivo.

Altre indicazioni utili:

• lo scambio di documenti da protocollare deve avvenire tramite PEC;
• Il sistema di conservazione dovrà essere collegato per poter gestire anche le PEC;
• Ogni AOO dispone di una propria casella PEC direttamente associata al protocollo
• gli indirizzi Pec devono essere riportati nell’IPA e nel manuale di gestione;
• Per ogni registrazione di protocollo dovrà essere calcolata e memorizzata l’impronta in SHA256 del documento;
• la segnatura di protocollo di un documento trasmesso internamente, dovrà contenere i dati associati al documento stesso e i contenuti in un file xml
• la segnatura deve contenere i metadati minimi, previsti dall’allegato 5 del DPCM del 3 Dicembre 2013.