Come organizzare lo smart working

Avevate mai lavorato da remoto per la vostra azienda?

Per molti la risposta, fino a poco più di due mesi fa, sarebbe stata un secco “NO”, eppure adesso molti potranno dire di averlo sperimentato.

Quindi possiamo passare ad una domanda più pertinente:

Siete preparati al lavoro da remoto?

La risposta sarà “NI” per i più ottimisti

Molte aziende per poter continuare a lavorare si sono viste costrette ad adattare i propri sistemi tradizionali e i flussi di lavoro alle regole imposte dal digitale, spesso esponendo i loro servizi e rendendoli vulnerabili, adottando soluzioni arrangiate e non idonee.

Questa prima esperienza ha posto l’attenzione sull’importanza di riorganizzare l’ufficio e di farlo in chiave digitale, per renderlo operativo ovunque il nostro team operi.

Non sarà un problema superato una volta superata l’emergenza. Dunque, bisogna prepararsi al lavoro da remoto, al lavoro agile, allo smart working. Li cito tutti perché ognuno ha un suo specifico significato e non devono essere usati come sinonimi, ma tutti presentano un fattore comune, ossia le soluzioni IT come motore di produttività.

Quando parliamo di soluzioni IT per il lavoro a distanza, non parliamo solo di piattaforme di videoconferenza ma ci riferiamo anche agli strumenti di condivisione integrati con le varie funzioni aziendali che probabilmente non conosciamo ancora abbastanza e che devono essere inserite nel modus operandi della nostra azienda per poter funzionare.

Mi spiego meglio. Quando parliamo di organizzazione degli uffici (amministrativi, contabili, HR, gare ..), dei flussi operativi documentali, di collaborazioni e attività interne ed esterne tra più funzioni aziendali, non basta installare un programmino, poi un altro e un altro ancora, per spirito di problem solving, ogni qual volta ci troviamo a dover aggiungere una funzionalità.

Bisogna pensare a un sistema unico per la gestione dei flussi di lavoro della nostra azienda, che tenga conto di una serie di esigenze emerse dopo un’attenta analisi funzionale. Inoltre la sua introduzione deve prevedere  una fase di startup e/o formazione del team.

Allora facciamoci una terza domanda prima di passare alle risposte.

Come puoi integrare tutte le funzioni di cui hai bisogno per far lavorare “bene” il tuo ufficio?

A questo punto ci saremo resi conto che non basta un programma di videoconferenza per fare ufficio, ma dobbiamo:

  • collaborare sui documenti e condividerli attraverso assegnazioni a utenti o uffici;
  • mantenere flussi di lavoro che richiedono approvazioni e permessi di accesso specifici e per questo non bastano neanche le email;
  • mantenere traccia delle attività svolte e dello stato di svolgimento dei workflow.

Ovviamente tutto in ottica di sicurezza!

Potresti aver bisogno di MDM Document Management, un sistema unico e modulare che oltre a  mettere in comunicazione tutte le aree aziendali creando flussi di lavoro ad hoc per la gestione dei documenti (per tipologia) assegnazione e approvazione di procedure compliance alle normative, gestione dei rapporti con attori esterni (gestione fornitori, iscritti) ha la flessibilità di un sistema open source Alfresco.

Si integra con sistemi già in uso (CRM, contabili, programmi di video conferenze) per un’offerta completa e modulare con un unico accesso.

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Analizziamo ogni richiesta per dare la migliore soluzione. Non ci sono risposte uniche, rappresenterebbero dei limiti in cui muoversi così come lo sono gli spazi degli uffici che non si trasformano con il digitale.

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