Come scegliere un Sistema di Gestione Documentale?

Surprised woman behind stack of files

Per poter scegliere il sistema di gestione documentale digitale giusto per la vostra attività, bisogna partire dalla considerazione che le soluzioni di gestione documentale non sono tutte uguali!

Esistono diversi software per la gestione documentale digitale, alcuni completi altri dicono solo di esserlo. Diventa molto importante scegliere quello giusto, per godere dei benefici del digitale e risparmiare tempo e denaro.

I sistemi di gestione documentale devono favorire la sincronizzazione dei documenti digitali e la completa gestione delle informazioni al loro interno, in modo semplice, veloce e sicuro.

Nell’enorme quantità di documenti da dover gestire, la ricerca diventa un aspetto fondamentale del sistema, in quanto permette di risolvere uno dei colli di bottiglia del processo documentale, insieme alla possibilità di poter creare inviare e condividere i documenti con gli uffici competenti in modo immediato e sicuro, attribuendo permessi e ruoli.

Per la Pubblica Amministrazione la gestione documentale digitale è in parte obbligatoria (a breve lo sarà totalmente) mentre non lo è per il privato, che adotta sistemi di gestione digitale solo dopo averne valutati i vantaggi in termini di risparmio di tempo e costi, in relazione alla quantità di documenti che deve gestire.

Scegliere il sistema di gestione documentale non è cosa banale. Teniamo presente che si tratta di un’innovazione nuova, molto spesso trainata dall’introduzione di obblighi normativi da adempiere, e non abbiamo ancora l’esperienza per valutare un sistema rispetto ad altri.

Quindi:

#sceglilosicuro , che gestisca gli accessi in maniera univoca e autentificata

#sceglilosemplice, con un’interfaccia semplice da gestire, ma che sia professionale e offra funzioni avanzate della gestione documentale

#scegliloricco di funzionalità per la gestione documentale. Un sistema integrato che comprenda funzioni standard e avanzate, per poter scegliere i moduli (fatturazione, protocollo, conservazione, postalizzazione.. ) che servono al tuo lavoro, nel momento in cui ti servono.

#sceglilosenzapensieri , che rispetti la norma, per rispondere alle esigenze delle Pubbliche Amministrazioni e delle aziende.

#scegliloeportarlosempreconte, scegli un sistema multidevice che sia fruibile e usabile su qualsiasi dispositivo.

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