Prima di iniziare a parlare di conservazione occorre fare una distinzione importante tra ciò che intendiamo con l’accezione conservazione sostitutiva e ciò che si intende con conservazione digitale.

Il termine “conservazione sostitutiva” contiene in sé due concetti tra loro complementari, quello di “sostituzione”, ovvero il processo che sostituisce, appunto, il documento cartaceo con il documento digitale, ad esempio attraverso la scannerizzazione, che permette di acquisire l’immagine digitale del documento; e il secondo termine è quello di “conservazione”, a norma, che avviene nel momento in cui viene apposta una firma digitale o una marca temporale che certifica l’originalità del documento e blocca il documento in uno status di immodificabilità, conferendo valore legale nel tempo ad un documento informatico.

Iniziamo ora a  parlare di conservazione digitale, intendendo tutti quei documenti che sono prodotti originariamente in formato elettronico e seguono una lineare conservazione sempre in digitale, attivando un reale processo di dematerializzazione.

• Il DMEF del 17 Giugno 2014 circa le Modalita’ di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005.
• Il DPCM del 13 Novembre 2014 circa le Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche’ di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Il passaggio al digitale ha introdotto delle novità interessanti, per quanto riguarda la  conservazione, difatti la fattura elettronica non deve più rispettare il termine dei 15 giorni per la sua conservazione, non è più necessaria la comunicazione dell’impronta dell’archivio digitale all’Agenzia delle Entrate, e abbiamo importanti semplificazioni riguardo le modalità del pagamento dei bolli sui documenti informatici.

I vantaggi della conservazione digitale, derivano dalla dematerializzazione, e coinvolgono imprese e pubbliche amministrazione, riducendo i costi per la stampa, stoccaggio, archiviazione di documenti, e del tempo impiegato per la ricerca e l’estrazione delle informazioni per la loro consultazione.