Prima di iniziare a parlare di conservazione occorre fare una distinzione importante tra ciò che intendiamo con l’accezione conservazione sostitutiva e ciò che si intende con conservazione digitale.
Il termine “conservazione sostitutiva” contiene in sé due concetti tra loro complementari, quello di “sostituzione”, ovvero il processo che sostituisce, appunto, il documento cartaceo con il documento digitale, ad esempio attraverso la scannerizzazione, che permette di acquisire l’immagine digitale del documento; e il secondo termine è quello di “conservazione”, a norma, che avviene nel momento in cui viene apposta una firma digitale o una marca temporale che certifica l’originalità del documento e blocca il documento in uno status di immodificabilità, conferendo valore legale nel tempo ad un documento informatico.
Iniziamo ora a parlare di conservazione digitale, intendendo tutti quei documenti che sono prodotti originariamente in formato elettronico e seguono una lineare conservazione sempre in digitale, attivando un reale processo di dematerializzazione.
Il passaggio al digitale ha introdotto delle novità interessanti, per quanto riguarda la conservazione, difatti la fattura elettronica non deve più rispettare il termine dei 15 giorni per la sua conservazione, non è più necessaria la comunicazione dell’impronta dell’archivio digitale all’Agenzia delle Entrate, e abbiamo importanti semplificazioni riguardo le modalità del pagamento dei bolli sui documenti informatici.
I vantaggi della conservazione digitale, derivano dalla dematerializzazione, e coinvolgono imprese e pubbliche amministrazione, riducendo i costi per la stampa, stoccaggio, archiviazione di documenti, e del tempo impiegato per la ricerca e l’estrazione delle informazioni per la loro consultazione.
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