La conservazione delle fatture elettroniche passive

Si chiamano comunemente “fatture passive” le fatture che arrivano dal fornitore, per la prestazione di beni e servizi.

Possono essere ricevute in formato cartaceo o elettronico. Il documento cartaceo dovrà essere scansionato per poterlo dematerializzare, mentre la fattura elettronica passiva inviata in formato strutturato potrà essere archiviata direttamente nei sistemi informatici.

La legge prevede la loro conservazione per un periodo lungo 10 anni, sia se la fattura venga ricevuta in modalità elettronica, sia nel caso in cui la fattura sia in formato cartaceo. La conservazione deve rientrare nei 15 giorni dalla data di registrazione.

La conservazione della fattura elettronica passiva, per pubblica amministrazione centrale e locale, obbligatoriamente prevista in formato elettronico, deve seguire delle specifiche tecniche di conservazione, quali il riferimento temporale e la firma digitale, per tutti i documenti rilevanti ai fini tributari.

Il nuovo sistema di conservazione dei documenti informatici segue la nuova normativa sulle regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici (GU n.59 del 12-3-2014), che non prevede alcuna distinzione tra la conservazione di documenti nativi informatici e quelli analogici acquisiti digitalmente. In entrambi i casi la conservazione a norma del documento dovrà avvenire in un idoneo sistema di conservazione, che ne garantisce le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, secondo quanto indicato nel D.M. 17.06.2014.

Le PA possono servirsi degli intermediari per la ricezione del flusso elettronico e per la conservazione sostituiva della fattura elettronica passiva. La conservazione a norma consente di archiviare legalmente i documenti in formato elettronico e rende necessario identificare un Responsabile della Conservazione Elettronica, che si occuperà di garantire la salvaguardia degli archivi informatici, la leggibilità del contenuto e la coerenza del manuale della Conservazione Sostitutiva descritto nel processo di conservazione elettronica.

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