Con la digitalizzazione dei processi documentali che ha investito tutte le PA, sono cambiate molte cose. Viene meno l’obbligo di stampare ogni tipo di documento al fine della sua archiviazione.

A sostituire le vecchie procedure cartacee di archiviazione, subentra la conservazione sostitutiva digitale, che conferisce lo stesso valore legale nel tempo ai documenti informatici e alle notifiche elettroniche, oltre ai vantaggi in termini di risparmi dei costi e dei tempi di gestione che ne derivano, soprattutto negli ambiti fiscali, tributari, risorse umane, assicurativi, sanitari  e contrattualistici di aziende pubbliche e private.

Per quanto riguarda la fatturazione elettronica era diventata una vera e propria esigenza, quella di introdurre una serie di principi e regole che regolamentassero la conservazione delle fatture (obbligatoriamente emesse in modalità elettronica, per la pubblica amministrazione) in modalità sostitutiva.

La conservazione sostitutiva digitale garantisce, nel corso del tempo, la validità legale della fattura elettronica. Secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, la conservazione digitale dei documenti informatici è garantita dalla Leggibilità, affidabilità, autenticità, integrità e staticità dei contenuti, che si traduce nell’assenza all’interno, del documento digitale, di macro istruzioni e codici eseguibili, e dalla presenza dei metadati minimi per legge.

Grazie all’introduzione della gestione digitale dei documenti, sarà più semplice l’integrazione dei processi documentali, con i gestionali aziendali, aumentando le performance, l’efficacia e l’interoperabilità tra i sistemi informativi.

Al fine di garantire la tenuta nel tempo, il sistema dovrà permettere la chiusura del lotto di conservazione e l’apposizione della firma elettronica qualificata sulle fatture xml emesse dall’ente. A questo punto, interviene il Responsabile della Conservazione sostitutiva digitale, che si occuperà di apporre la marcatura temporale. Nello specifico si tratta di una sequenza di dati generata da un ente certificatore (Time Stamping Autority – TSA) con la quale viene certificata legalmente data e orario di emissione.

Una volta completati gli step, con estrema facilità, grazie alla loro automazione, la fattura digitale è pronta per essere conservata per un periodo di 10 anni, come previsto per legge.