Gestione ciclo passivo

Tutti i documenti, di un’azienda, possono essere gestiti in maniera digitale.

Nella fatturazione elettronica distinguiamo le attività di gestione del ciclo attivo (monitoraggio degli ordini, verifiche sul venduto, sulle spedizioni e sui resi) e la gestione delle operazioni legate al il ciclo passivo (analisi sugli acquisti, verifiche dei listini, delle consegne e del livello di servizio dei fornitori).

Oggi le imprese interessate a digitalizzare il loro ciclo passivo, colgono un’importante opportunità, per ottimizzare tempi e costi amministrativi, gestendo in maniera digitale l’insieme delle attività che vanno dalla gestione delle offerte alla registrazione delle fatture, passando per la gestione degli ordini e dei documenti di trasporto della merce in ingresso.

Il nostro sistema di gestione documentale, permette di gestire la ricezione delle fatture passive, caricate sul portale fornitori.

Il workflow prevede:

  • “Accettazione” della fattura, e quindi la riconciliazione della fattura con l’ordine o l’entrata delle merci;
  • La “verifica”, della fattura prima della sua accettazione/rifiuto, che può coinvolgere diversi attori del processo (es. personale amministrativo, magazzino)
  • “Rifiuto” della fattura, che non segue l’inserimento nel processo di gestione incassi/pagamenti

La possibilità di ricevere in ingresso dati in formato elettronico strutturato, velocizza l’intero processo, offrendo maggiore efficienza nella gestione delle relazioni con i fornitori, e il monitoraggio delle spese in un determinato arco di tempo.

CASE STUDIES MULTIUTILITY

Per un nostro cliente, del settore multiutility, abbiamo creato sul sistema MDM una sezione ad hoc “Fatture Passive” nella quale vengono raccolte tutte le fatture e i documenti correlati. A tale sezione accedono solo gli utenti che hanno i permessi specifici di visualizzazione e gestione.

COME FUNZIONA

Tutte le fatture passive caricate su MDM (ricevute tramite Cod.Univoco, tramite PEC, o caricate manualmente) si trovano in stato da LAVORARE.

L’UO o L’utente abilitato che ha il compito di gestire la fattura, deve:

  • Prendere in carico la fattura e controllare/recuperare la documentazione. A questo punto la fattura passa in stato: PRESA IN CARICO
  • Registrare in Net@SIAL (sistema di terzi integrato nella soluzione) la fattura in modo che sia assegnato il protocollo contabile e l’eventuale data di scadenza. La scadenza verrà gestita dallo scadenziario su MDM
  • A fronte dell’inserimento del protocollo contabile viene fatta una chiamata verso il sistema contabile, in modo da recuperare tutte le informazioni relative alle fatture
  • La fattura passa in fase REGISTRATA e viene assegnata al responsabile
  • Il responsabile avrà a disposizione un elenco tabellare delle fatture, le azioni possibili una volta entrati nel dettaglio della fattura sono:
    • Approvare la fattura (stato: APPROVATA)
    • Rifiutare la fattura inserendo una nota di spiegazione (stato: RIFIUTATA)
    • Bloccare la fattura inserendo una nota di spiegazione (stato: BLOCCATA)
    • Assegnare la fattura per un ulteriore controllo ad altri utenti (stato: PRIMO CONTROLLO)
  • Le fatture in stato Rifiutato o Bloccato, ritornano all’amministrazione, che potrà decidere di mettere la fattura in stato CHIUSA, ANNULLATA o la sua riassegnazione
  • Grazie ad un processo gestito tramite editor, il sistema verificherà che tutte le fatture in stato APPROVATO, siano state pagate controllando le informazioni nel sistema contabile. Le fatture pagate passeranno allo stato CHIUSA.

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