La fattura nella gestione elettronica documentale

L’innovazione ha intrapreso la sua strada tra i nervi del potere, puntando ad una pubblica amministrazione che accorci il divario con il cittadino e permetta una fruizione dei servizi in chiave digitale.

In questo contesto non mancano le regole tecniche che accolgono l’innovazione nel quadro normativo e guidano verso un reale e controllato cambiamento.

Tra le prime semplificazioni rese obbligatorie, per la pubblica amministrazione, abbiamo l’entrata in vigore della fattura elettronica dal 31 marzo 2015. Un primo passo che obbliga indirettamente anche le imprese all’emissione della fattura elettronica, per essere pagate dall’ente pubblico.

Ma qual è il tracking che una fattura elettronica dovrà seguire?

  • La fattura elettronica deve necessariamente essere emessa in formato strutturato xml – FatturaPA – che deve contenere tutte le informazioni rilevanti ai fini fiscali, così come era previsto per la forma cartacea.
  • La firma dei documenti nativi digitali, come la fattura elettronica, per avere valore legale, deve essere digitale (firma elettronica qualificata).
  • Nel processo di gestione elettronica documentale, ogni fattura è associata ad un insieme di metadati che permettono la corretta conservazione e l’indicizzazione del documento per rendere agili le ricerche in archivio.
  • Tutte le fatture emesse in un determinato arco temporale, andranno a far parte di un lotto di conservazione, in cui viene mantenuto inalterato l’ordine cronologico e la continuità per ciascun periodo d’imposta.
  • La chiusura del lotto, che lo rende immodificabile nella forma contenuto e tempo, avviene attraverso una marca temporale e la firma elettronica qualificata della persona indicata come Responsabile della Conservazione Sostitutiva, che si assume la responsabilità della conservazione, per un periodo minimo di 10 anni, previsto dalla legge.

La gestione elettronica documentale, si è resa necessaria al fine di ridurre i tempi di gestione e razionalizzazione dell’intero processo documentale, e ad una facile e rapida consultazione dei documenti, da cui ne consegue una riduzione dei costi di gestione delle fatture passive, che abbrevia i tempi amministrativi necessari per i pagamenti.

Il sistema di gestione elettronica documentale mDM è in grado di archiviare digitalmente tutti i documenti cartacei (acquisendo un’immagine digitale tramite scansione con tecnologia OCR) e digitali, permettendo di procedere alla conservazione a norma per i documenti rilevanti ai fini fiscali, liberando aziende, amministrazioni e professionisti di costosi archivi analogici difficili da gestire.

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