Quando parliamo di gestione documentale digitale non ci riferiamo alla semplice dematerializzazione dei documenti, alla mera fatturazione elettronica. Il senso è ben più ampio, perché più ampi sono i vantaggi che ne derivano. Con il processo di digitalizzazione che sta investendo la pubblica amministrazione negli ultimi anni, si è avviata una profonda revisione di processo, che mira a gestire l’intero ciclo di vita dei documenti in modo digitale.

Guardando alla fattura elettronica, la digitalizzazione non investe solo la trasmissione e la ricezione del documento, ma investe tutto il suo processo di ordine, consegna, fatturazione e pagamento.

Riportiamo una interessante matrice elaborata sulla base degli studi di ricerca dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, che stima i benefici e le opportunità legate alla dematerializzazione di diverse tipologie di documenti. Nel grafico i documenti vengono organizzati e classificati in base alla “diffusione del documento (su base annua)” e al “beneficio unitario” legato alla digitalizzazione di ciascuna tipologia di documento analizzato.

Fonte: Il valore della digitalizzazione dei documenti “di business” –
Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione.

La convenienza della gestione documentale digitale è dettata da:

• Numero elevato di documenti da gestire;
• Dalla necessità di una gestione organizzata dei documenti per l’accesso semplificato da ciascuna risorsa autorizzata;
• Frequente accesso e ricerca di documenti;
• Scambio interno ed esterno dei documenti;
• Obblighi di conservazione dei documenti.

La gestione documentale digitale risulta conveniente per diverse tipologie di documenti, in cui il cartaceo risulta il collo di bottiglia del processo documentale. E’ quindi importante introdurre il digitale, sull’intero processo di gestione documentale, di Pubbliche Amministrazioni e Aziende, e rivedere i modelli di gestione, per cogliere appieno le opportunità, il valore e arrivare preparati al cambiamento. Bisogna prendere consapevolezza del reale vantaggio competitivo della leva digitale, ancor prima che sia la norma ad imporlo, come ha già fatto in molti ambiti della Pubblica Amministrazione.