Protocollare un documento: i vantaggi per le aziende

Come prima cosa dovremmo chiarire cosa significa protocollare un documento, per identificarlo non solo come un obbligo per le Pubbliche Amministrazioni ma anche come valore aggiunto nelle realtà private.

Attraverso sistemi di protocollazione informatica, tutti i documenti in entrata, in uscita e interni di una PA o azienda privata vengono registrati insieme agli allegati che con esso vengono trasmessi per posta tradizionale, posta elettronica, PEC, consegna a mano o altro mezzo. Le informazioni del protocollo comprenderanno i metadati del documento principale (mittente, destinatario, mezzo di trasmissione, oggetto) e sul documento sarà apposta una segnatura con numero di protocollo e data certi e immodificabili.

Dunque tutti i documenti faranno parte di un registro di protocollo informatico, che seguirà un unico ordine progressivo di numerazione indipendentemente dalla direzione del protocollo e permetterà ad esempio di dimostrare a terzi che un documento è stato ricevuto o inviato in una data e ora precisa e inconfutabile.

Adottare un sistema di protocollazione informatica per protocollare un documento è per le Pubbliche Amministrazioni un obbligo, mentre per le imprese private potrebbe essere considerato un vantaggio competitivo anche se non obbligatorio.

Lo scopo è quello di migliorare l’efficienza interna degli uffici, puntando all’eliminazione del cartaceo e alla razionalizzazione dei processi documentali.

Il protocollo digitale non deve essere pensato come un dispensatore di numeri sequenziali, per una diversa organizzazione dei documenti cartacei su supporti digitali, ma una scelta strategica che garantisce interoperabilità tra i sistemi, trasparenza e controllo della documentazione in entrata ed in uscita attraverso la loro archiviazione e l’ottimizzazione dei workflow in chiave digitale con funzionalità approvative.

Tra i vantaggi legati al protocollo informatico e all’archiviazione digitale in genere:

  • la possibilità di archiviare i documenti con ordine
  • accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo, in qualunque momento, da qualunque luogo
  • creare workflow di assegnazione e approvazione dei documenti in entrata ed in uscita
  • condividere il documento tra più uffici, senza la necessità di produrne delle copie
  • protocollare un documento ed assegnarlo a utenti/uffici per competenza o conoscenza
  • definire ruoli e permessi che regolano la visibilità sui documenti in modo automatizzato

La digitalizzazione rappresenta un cambiamento a più step, ecco perché se parlassimo di mera dematerializzazione rischieremmo di vincolare il concetto in attività troppo riduttive rispetto all’enorme potenzialità data dalla digitalizzazione dei processi che può avvenire solo dopo una attenta analisi dell’organizzazione aziendale e delle procedure operative ed approvative da rispettare.

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