Scegliere un sistema di gestione documentale adatto alle nostre esigenze non è mai una scelta semplice. Consideriamo che tale scelta avrà un importante impatto su tutti i nostri flussi documentali interni ed esterni e coinvolgerà le risorse dell’azienda, o ente, dandogli un ruolo attivo e collaborativo al suo interno.

Di seguito proponiamo un vademecum con alcune caratteristiche del sistema di gestione documentale da tenere in considerazione:

Deve permettere le integrazioni bidirezionale con altri software presenti in azienda, in modo da recuperare i documenti da altri sistemi in maniera veloce e automatizzata. Ad esempio integrarsi con sistemi ERP, gestire gli accessi con active directory o LDAP, integrarsi con sistemi di firma namirial, infocert o aruba, comunicare con il sistema contabile dell’azienda

Il sistema deve essere altamente customizzabile, grazie ad architetture open source che permettono lo sviluppo di progetti di business per il settore PA, Multiutility, Industry, che partono dal documentale e implementano funzioni dedicate come lo scadenziario, approvazione dei pagamenti, autorizzazione degli ordini, rapportini di lavoro, firma massiva delle cartelle cliniche, approvazione delle offerte, richieste/approvazione ferie e permessi, firma digitale dei documenti e altri processi.

Piattaforma adatta allo smart working e lavoro agile, per permette la consultazione dei documenti in mobilità da pc, smartphone, tablet, tramite un collegamento web univoco. Cercare, visualizzare e gestire i documenti e o task assegnati in totale sicurezza.

Flessibile e modulabile, deve permettere di attivare solo i moduli di cui si ha necessità e grazie alla scalabilità del sistema prevedere un upgrade delle funzionalità veloce e sicuro

Gestione caselle pec e email condivise negli uffici, direttamente sulla piattaforma. Con possibilità di presa in carico della email, protocollazione email e allegati, e assegnazione a uffici o utenti specifici a seconda della competenza.

Il sistema di gestione documentale deve prevedere un’integrazione con i sistemi di conservazione a norma per la corretta conservazione di documenti fiscali, registro giornaliero di protocollo, Pec e altri documenti rilevanti. È un servizio di estrema importanza, se consideriamo ad es. le PEC, queste devono essere conservate a norma al fine di mantenere il loro valore legale anche oltre il tempo di scadenza del loro certificato di firma digitale, liberando lo spazio delle caselle.

Sistema di monitoring delle attività svolte. In modo da tenerere traccia dell’invio di un protocollo e o qualsiasi tipo di documento tramite mail, pec, posta tradizionale (con servizio di postalizzazione H2H); e tramite SdI per le fatture elettroniche

Gestione a norma del documento per tutto il suo ciclo di vita, fino alla sua conservazione, per conservare nel tempo il suo valore probatorio. Il sistema deve essere compliance alle norme GDPR legate alla gestione del documento informatico e potersi integrare con i sistemi di conservazione accreditati AgID.

Un sistema di anteprima avanzata dei documenti che permetta all’utente non solo di gestire i documenti, nei vari formati possibili, ma di visualizzarli senza doverli scaricare.

Email, pec, gestione notifiche, caricamento massivo dei documenti cartacei, fatture elettroniche, documenti firmati digitalmente (anche p7m), ordini, contratti, gestione documenti modificabili e conservazione delle versioni del documento.

Sistema di gestione dei processi documentali standard (approvazione, valutazione, assegnazione) o creati ad hoc seguendo workflow personalizzati che richiamano sistemi di firma elettronica, implementazione dati, azioni automatizzate di notifica, invio e altre comunicazioni specifiche.

Il sistema di gestione documentale deve essere userfriendly per permettere azioni semplici e intuibili che facciano risparmiare tempo all’utente.

Il sistema deve poter prevedere la gestione di tutto lo storico sulla nuova piattaforma documentale, attraverso sistemi di comunicazione con web services e/o acquisizione massiva dei documenti importati da cartella di rete.

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