Quando parliamo di conservazione digitale, facciamo riferimento a nuove norme e nuove tecnologie che oggi rappresentano l’opportunità dell’eliminazione in parte o del tutto (come si spera) del supporto cartaceo.

La conservazione digitale non rappresenta solo un modo per archiviare e catalogare i documenti, ma è ciò che ne garantisce l’accessibilità, la visualizzazione senza vincoli di spazio, l’autenticità e la reperibilità.

Il documento informatico rientra in un sistema ben preciso di regole che determinano l’obbligo della conservazione digitale, come unica modalità di conservazione legalmente valida, quando si tratta di:

• Documenti della Pubblica Amministrazione. Quest’ultima è obbligata alla loro conservazione digitale e alla redazione di un “Manuale di conservazione digitale”.
• Gli ordini elettronici che passano dal NSO (Nodo di smistamento ordini)
• Fatture elettroniche PA
• Contratti firmati digitalmente
• Mail PEC

Per altri documenti invece può essere considerato facoltativo, ma consigliato per una ottimizzazione del lavoro e la reingegnerizzazione dei processi documentali.

In sostanza tutti i documenti possono essere conservati, e ciò li rende ricercabili, accessibili e consultabili oltre ad una gestione centralizzata e condivisa all’interno di software documentali.

MDM  oltre a gestire le varie tipologie documentali, permette anche la loro conservazione digitale in modalità in house o su conservatore accreditato, al fine di dare al documento informatico valore legale nel tempo (art.43 del CAD).