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Conservazione a norma

La conservazione dei documenti informatici è quel processo che permette di
sostituire l’archivio cartaceo, ove previsto dalla norma, conservando i
documenti in formato digitale, garantendo la loro immodificabilità, autenticità,
affidabilità, leggibilità, reperibilità e la validità legale nel tempo.

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Definizione di “Conservazione Digitale”

La conservazione dei documenti informatici è quel processo che permette di sostituire l’archivio cartaceo, ove previsto dalla norma, conservando i documenti in formato digitale, garantendo la loro immodificabilità, autenticità, affidabilità, leggibilità, reperibilità e la validità legale nel tempo.

Il documento digitale assume la stessa valenza legale del documento cartaceo, che sostituisce, grazie alla presenza della firma digitale (che consente di risalire all’autore e/o firmatario del documento) e alla marca temporale presente sul documento (che consente di apporre una data certa al documento digitale creato).

La creazione di un archivio digitale può partire dalla dematerializzazione dei documenti cartacei esistenti (conservazione sostitutiva) o dalla conservazione di documenti nativamente digitali (conservazione digitale), secondo le regole tecniche emanate con i DPCM 3 dicembre 2013 che ha stabilito le regole tecniche per il processo di conservazione con l’introduzione del registro giornaliero di protocollo (obbligatorio dal 12 ottobre 2015) e DM 17 giugno 2014, che ha definito nel dettaglio la gestione e conservazione dei documenti a valore tributario.

Conservatore Accreditato

Mediatica SPA è tra le Aziende italiane, che vanta il privilegio di essere Conservatore accreditato AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), acquisendo così il requisito normativo previsto per l’erogazione dei servizi di Conservazione Digitale a norma per la Pubblica Amministrazione.

Riferimenti normativi

DPCM 3 dicembre 2013

Quadro di riferimento per i processi ed i sistemi di conservazione elettronica dei documenti.

Il DPCM 3 dicembre 2013 ha recentemente sostituito le previgenti Regole Tecniche, costituite dalla Deliberazione CNIPA 11/2004

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Decreto del Ministero Economia e Finanze 17/06/2014

Definizione della modalità di conservazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie

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Circolari/Risoluzioni Agenzia delle Entrate

Consolidamento normativa di conservazione dei documenti digitali, con chiarimenti su aspetti operativi.

LA CONSERVAZIONE DIGITALE CON mDM

Attraverso la Conservazione Digitale mDM è possibile eliminare gli archivi cartacei nel pieno rispetto delle leggi in vigore, garantendo la riduzione degli spazi e del personale dedicato all’archivio; maggior controllo degli accessi e sicurezza delle informazioni; maggiore inalterabilità dei documenti; ricerca più semplice ed immediata; migliori possibilità di condivisione del documento che può essere consultato da più persone anche contemporaneamente.

Attraverso l’archiviazione documentale digitale, si superano le criticità dell’archiviazione cartacea come il deterioramento della carta, ricerche lente ed a volte improduttive, ampi spazi di archiviazione e difficoltà nella catalogazione dei documenti.
La Conservazione Digitale mDM garantisce la validità legale nel tempo (delibera CNIPA 11/2004) e permette ad aziende e Pubblica Amministrazione di risparmiare su costi di stampa, stoccaggio e archiviazione.
Il modulo di Conservazione Sostitutiva è perfettamente integrato con Fattura Elettronica, PEC, firma, Postalizzazione e Protocollo.

PRINCIPALI FUNZIONALITA’

Documenti e fascicoli sono trattati dal sistema in pacchetti distinti in: pacchetti di versamento, pacchetti di archiviazione, pacchetti di distribuzione, che comprendono quattro elementi caratterizzanti:

  • il contenuto informativo, cioè l’oggetto da conservare, il quale comprende: l’oggetto dati (data object) e l’insieme delle informazioni che ne permettono la rappresentazione e la comprensione (representation information);
  • le informazioni sulla conservazione (preservation description information);
  • le informazioni sull’impacchettamento;
  • le informazioni descrittive utilizzate per ricercare il pacchetto.

Il documento informatico o fascicolo informatico, con i metadati ad esso associati viene preso in carico dal Responsabile della conservazione, che produce un pacchetto di versamento, che contiene tutti i documenti che devono essere inviati al sistema di conservazione. Una volta avviato il processo di conservazione vero e proprio, si genera un pacchetto di archiviazione, su cui apporre firma e marca temporale. Ultimo step è la creazione di un pacchetto di distribuzione che viene inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta.

La conservazione può essere:

  • in house, nel momento in cui la conservazione avviene all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare
  • in outsourcing quando il produttore affida in modo totale o parziale a soggetti terzi la conservazione a norma dei documenti. Il settore pubblico deve scegliere gli outsourcer tra i soggetti accreditati presso l’AgID (Associazione per l’Italia Digitale), tra cui abbiamo Mediatica spa.

VANTAGGI:

  • Automazione dei processi;
  • Collaboration;
  • Meno carta e più spazio;
  • Integrazione con moduli di protocollo, pec, firma e postalizzazione;
  • Controllo degli accessi e sicurezza delle informazioni;
  • Scannerizzazione massiva;
  • Interfaccia altamente usabile.

Conservazione a Norma

Conservazione a norma di legge, in house o su conservatore accreditato AgID, per garantire l’integrità e immodificabilità dei documenti digitali.

Ricerca dei documenti conservati

Grazie al motore di ricerca interno è possibile ricercare i documenti conservati, contenuti nei pacchetti di distribuzione (PdD), in maniera semplice e veloce.

Archiviazione Massiva

Grazie all’applicazione di un qrcode è possibile archiviare i documenti scansionati in maniera massiva e associarli alla categoria documentale di appartenenza, con i relativi metadati.

Upload/Download documenti

Dal sistema di gestione documentale è possibile importare documenti, visualizzarli e scaricarli. L’Upload dei documenti nel sistema mDM avviene tramite email/PEC, scanner, altri sistemi gestionali tramite web services customizzati.

Filtro documenti

La ricerca dei documenti all’interno del sistema mDM avviene attraverso i filtri di ricerca che permettono una più veloce e intuitiva ricerca dei documenti.

Formati della Conservazione

Per la conservazione a norma è necessario usare i seguenti formati PDF- PDF/A, TIFF, JPG, Office open XML, Open Document Format, XML, TXT, messaggi di posta elettronica.

Schermate dimostrative

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