Processi Documentali

La gestione documentale digitalizzata si è trasformata pian piano in digitalizzazione dei processi documentali.

Quando parliamo di processi documentali, ci riferiamo ai workflow,  all’interno di un’azienda, che mettono in comunicazione le diverse aree organizzative, durante tutto il ciclo di vita del documento, con conseguente miglioramento e ottimizzazione del flusso di lavoro (workflow), sicurezza delle informazioni, collaborazione tra le varie aree aziendali e la condivisione delle informazioni.

Il sistema di Document Management mDM integra perfettamente i processi documentali standard (esamina ed approva, assegna) e soprattutto offre la possibilità, grazie ad un potente motore di workflow management, di integrare complessi processi documentali aziendali, consentendo un notevole aumento della produttività e un maggiore monitoraggio e controllo del processo documentale, condiviso in real time in ottica collaborativa tra i vari uffici, su modelli personalizzati per la gestione informatica dei processi lavorativi che ne definisce livelli di competenza, tempi di lavorazione e conservazione.

Una delle caratteristiche più importanti del sistema di gestione documentale mDM è la semplicità di utilizzo, che permette un’organizzazione dei flussi di lavoro fluida e sicura, e soprattutto personalizzata, che coinvolge più aree lavorative verso il raggiungimento di un unico obiettivo, specificando le attività ed i ruoli di tutti gli utenti appartenenti al processo di lavoro.

Creazione Workflow

Designer grafico per l’implementazione rapida dei processi e l’assegnazione dei compiti

Associare Workflow

Possibilità di associare ad ogni tipologia documentale un workflow automatico

Definizione dei ruoli

Definizione dei responsabili di processo e dei responsabili del singolo procedimento

Sicurezza dei dati

Consente di controllare l’accesso alle informazioni riservate e di rispettare i ruoli e i task attribuiti

Invia documenti da esaminare, esamina ed approva

Attraverso la definizione dei processi documentali, possiamo assegnare i documenti elaborati o da elaborare ad una determinata UO o utente, che verranno esaminati ed approvati prima del loro invio.

Tracciabilità delle operazioni

I report workflow permettono di tenere traccia di tutte le operazioni sui documenti e degli utenti che sono intervenuti nel processo