PRINCIPALI FUNZIONALITÁ PROTOCOLLO INFORMATICO

GESTIONE DEL REGISTRO DI PROTOCOLLO

Gestire e organizzare razionalmente il flusso documentale in entrata ed in uscita attraverso il sistema di protocollazione.

REGISTRAZIONE E SEGNATURA DI PROTOCOLLO

Predispone la corretta registrazione e segnatura di protocollo, assegnazione, classificazione, fascicolazione, reperimento e conservazione dei documenti informatici

ACQUISIZIONE DOCUMENTI

Consente di acquisire i documenti e convertirli in qualsiasi formato di dati. L’acquisizione dei documenti può avvenire attraverso: acquisizione massiva, file system e posta elettronica.

CREAZIONE E GESTIONE TITOLARIO

Classificazione e gestione della documentazione, prodotta o ricevuta da un soggetto, in settori e categorie, schematizzando in maniera logica le sue competenze e funzioni.

CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE

Ogni documento viene classificato secondo regole condivise e fascicolato nell’ambito degli uffici di competenza.

ANNULLAMENTO PROTOCOLLO

Un documento protocollato può essere annullato. L’annullamento non comporta la cancellazione fisica del record/documento.

GENERAZIONE REGISTRI GIORNALIERI, ETICHETTE, RICEVUTE XML INTEROPERABILITA’

Funzionalità che rendono la gestione del registro di protocollo agile e veloce.

SICUREZZA E COLLABORAZIONE

Gestione degli accessi univoca, attribuzione di ruoli e permessi, invio di notifiche, assegnazione dei documenti per responsabilità, conoscenza, rassegnazione.

CONSERVAZIONE A NORMA

Alla protocollazione del documento segue la sua archiviazione a norma, che ne garantisce la sua immodificabilità.

Le funzionalità MDM sul protocollo informatico sono state sviluppate per adempiere alle nuove normative tecniche del documento informatico, migliorare i flussi di gestione documentale, gestire  e organizzare i documenti in maniera efficiente.

Il sistema di protocollo informatico, presuppone:

• La corretta Registrazione e Segnatura di protocollo. Tutti i documenti ricevuti o spediti da una Pubblica Amministrazione devono essere obbligatoriamente registrati in modo da contenere il numero di protocollo, data, mittente/destinatario, oggetto del documento, data e numero di protocollo del documento ricevuto. Contemporaneamente avviene anche la segnatura del documento attraverso l’apposizione di un timbro digitale. Ad ogni documento registrato è assegnato un livello di riservatezza, che definisce quale utente o gruppi di utenti possono avere accesso ad esso.

• Classificazione e fascicolazione. L’attività di classificazione permette di ordinare ogni documento secondo regole condivise unitamente alla sua fascicolazione nell’ambito degli uffici di competenza.

Una corretta classificazione dei documenti permette una migliore conservazione nel tempo, un migliore monitoraggio a fini statistici e di supporto per le attività da svolgere e rende agevole e veloce la ricerca delle informazioni e l’accesso agli atti, così da garantire e migliorare la trasparenza amministrativa.

Nella ricerca degli atti le chiavi di ricerca sono univoche e definite, dunque siamo in grado di filtrare gli atti di nostro interesse indipendentemente da chi ha materialmente archiviato la pratica.

• Reperimento e Conservazione dei documenti digitali. Infine avviene l’archiviazione/fascicolazione del documento protocollato a norma. La conservazione di un archivio, deve garantire la conservazione dei documenti che lo compongono, delle relazioni che li legano ai loro precedenti e susseguenti, dei fascicoli che li contengono, delle informazioni sui flussi documentali.

Sono tenute a realizzare la gestione del protocollo con sistemi informativi automatizzati le pubbliche amministrazioni indicate nell’art. 1, comma 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e cioè:

• le amministrazioni dello Stato
• le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo
• le regioni, le province, i comuni, le comunità montane
• i consorzi e le associazioni dei predetti enti
• gli istituti autonomi case popolari
• le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, e le loro associazioni
• gli enti pubblici non economici
• gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative
• le istituzioni universitarie
• le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale

Nel  Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art.1), il protocollo informatico, viene definito come “l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti’’.

L’attività di protocollazione rappresenta una fase del processo amministrativo che certifica la provenienza e la data di acquisizione del documento, al fine di identificarlo in maniera univoca. Risulta dunque obbligatorio per tutte le amministrazioni, ai sensi del Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n. 165, l’adozione di un sistema di protocollazione digitale per la gestione dei flussi documentali interni, in uscita e in entrata.

Le Regole tecniche del protocollo informatico contenute nel DPCM 31 ottobre 2000 sono state modificate dal DPCM 3 dicembre 2013 che ha posto delle nuove regole da rispettare, entro 11 ottobre 2015. Tra i nuovi obblighi previsti l’ “invio del registro giornaliero di protocollo, entro la giornata lavorativa successiva, al sistema di conservazione digitale, garantendone l’immodificabilità dei contenuti”.

Il mancato rispetto di tale norma implica la violazione dei requisiti minimi di sicurezza del sistema di protocollo informatico (art.7 del DPCM del 3 dicembre 2013) a cui è chiamato a rispondere direttamente il Responsabile della Gestione Documentale.

Per ciò che riguarda la conservazione a norma dei documenti informatici, le modifiche alla delibera CNIPA n.11/2004, assicurano la conservazione dei documenti e la disponibilità dei fascicoli informatici, stabilendo le regole, le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare per la gestione di tali processi.