Le aziende Multiutility hanno la necessità di gestire una gran quantità di documenti,
secondo processi ben strutturati, che rispondano alle norme in vigore.
- Ottimizzare i flussi documentali;
- Dematerializzare le varie tipologie di documenti ed inviarli in conservazione in maniera automatizzata;
- Sistema di protocollazione, legato alla PEC e alla firma digitale;
- Gestione del ciclo attivo e passivo delle fatture;
- Gestione aree organizzative con limitazione e controllo degli accessi;
- Integrazione con i sistemi già in uso;
- Gestione dello scadenziario di pagamento delle fatture;
- Gestione rapportini di lavoro e gestione ordini di intervento;
- Gestione contratti idrici;
- Gestione ODI per Acqua e Gas;
- Conservazione Digitale
CHI CI HA SCELTO
LA NOSTRA SOLUZIONE
SISTEMA DI PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI
In entrata – in uscita – interni
Integrazione con modulo PEC
Per la protocollazione di mail/PEC e degli allegati.
Il protocollo informatico rappresenta la razionalizzazione dei flussi documentali attraverso la dematerializzazione e la riorganizzazione dei processi amministrativi, relativi alla creazione, classificazione, assegnazione, reperimento e gestione degli archivi relativi ai documenti digitali creati internamente o acquisiti dall’amministrazione. Approfondisci: protocollo informatico
EMAIL/PEC
Il modulo di Mail/PEC mDM offre una soluzione unificata che, direttamente dal sistema di gestione documentale, permette di:
- Gestire più account di posta certificata ed eMail, in modo avanzato rispetto ad un normale client di posta;
- Gestire le normali operazioni di posta (invio, inoltro, risposta, allega, stampa e download email/PEC);
- Protocollare, archiviare e conservare direttamente, insieme alle relative ricevute di accettazione e consegna, e-mail e allegati con un semplice click;
- Creare Tag per organizzare i messaggi di posta elettronica;
- Accedere ad una rubrica condivisa.
Approfondisci: gestione email/PEC
WORKFLOW e EDITOR PROCESSI
Ti supportiamo nell’analisi e nella progettazione dei tuoi processi.
Inoltre attraverso l’editor dei processi di MDM, puoi progettare, gestire e disegnare i tuoi processi aziendali, in modo facile e veloce, grazie ad una interfaccia intuitiva, uscendo da schemi rigidi di workflow prestabiliti. Approfondisci workflow – editor dei processi
GESTIONE AUTOMATIZZATA DEL CICLO ATTIVO E PASSIVO
GESTIONE FATTURE
PRESA IN CARICO
Recupero Metadati Fatture da:
- Data entry;
- ERP Custom;
- SAP;
- NET@SIAL
PROCESSO DI APPROVAZIONE FATTURA
L’utente a cui viene affidata la gestione della fattura può:
- Approvarla;
- Inviarla per un altro controllo;
- Rifiutarla;
- Bloccarla.
CICLO ATTIVO
- Creare o acquisire i documenti, dal gestionale in uso (ERP);
- Verificare e controllare eventuali errori;
- Firmare il documento ed inviare la fattura elettronica, tramite PEC o SdI;
- Ricevere e gestire le notifiche di accettazione/rifiuto della fattura;
- Inviare le fatture in conservazione a norma.
CICLO PASSIVO
La gestione del ciclo passivo avviene implementando un processo documentale che permette di:
- Importare le fatture che arrivano da posta tradizionale, email, PEC, direttamente sul sistema MDM
- Prendere in carico la fattura ricevuta assieme alla relativa documentazione correlata (DdT, ordini etc.)
- Registrare la fattura sul sistema contabile tramite web services
- Assegnare la fattura registrata all’ufficio/utente responsabile
- La fattura può essere approvata e pagata o rifiutata ed inviata per un ulteriore controllo
- La fattura approvata passa nello scadenziario
- Prima del pagamento verrà verificata tutta la documentazione del fornitore (ad es. il DURC)
- Inviare le fatture in Conservazione digitale
Gestione dello Scadenziario
La fattura approvata passa nello scadenziario, in cui vengono controllati i documenti del fornitore (ad es. il DURC), prima di procedere al pagamento.
Dematerializzazione Rapportini di Lavoro
App che permette l’invio delle informazioni al gestore documentale, al fine di dematerializzare i
rapportini di lavoro degli interventi tecnici ed associarli alla matricola del lavoratore.
Gestione Contratti - IdroService
Sulla piattaforma è possibile gestire in maniera organizzata e strutturata tutta la documentazione
relativa ai progetti Idrici gestiti direttamente su MDM
La gestione viene facilitata grazie alle funzioni di collaboration e:
- Versioning dei documenti
- Check-in check-out
- Firma digitale
INTEGRAZIONE CON I SERVIZI IN USO
Integrazione web services REST e API – integrazione SAP – integrazione sistema contabile ciclo passivo
Conservazione digitale
In house – In cloud
Attraverso la Conservazione Digitale MDM è possibile eliminare gli archivi cartacei nel pieno rispetto delle leggi in vigore, garantendo la riduzione degli spazi e del personale dedicato all’archivio; maggior controllo degli accessi e sicurezza delle informazioni; maggiore inalterabilità dei documenti; ricerca più semplice ed immediata; migliori possibilità di condivisione del documento che può essere consultato da più persone anche contemporaneamente.