Gestione processi documentali per le Multiutility

Le aziende Multiutility hanno la necessità di gestire una gran quantità di documenti,
secondo processi ben strutturati, che rispondano alle norme in vigore.

  • Ottimizzare i flussi documentali;
  • Dematerializzare le varie tipologie di documenti ed inviarli in conservazione in maniera automatizzata;
  • Sistema di protocollazione, legato alla PEC e alla firma digitale;
  • Gestione del ciclo attivo e passivo delle fatture;
  • Gestione aree organizzative con limitazione e controllo degli accessi;
  • Integrazione con i sistemi già in uso;
  • Gestione dello scadenziario di pagamento delle fatture;
  • Gestione rapportini di lavoro e gestione ordini di intervento;
  • Gestione contratti idrici;
  • Gestione ODI per Acqua e Gas;
  • Conservazione Digitale

CHI CI HA SCELTO

LA NOSTRA SOLUZIONE

SISTEMA DI PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI

In entrata – in uscita – interni

Integrazione con modulo PEC

Per la protocollazione di mail/PEC e degli allegati.

Il protocollo informatico rappresenta la razionalizzazione dei flussi documentali attraverso la dematerializzazione e la riorganizzazione dei processi amministrativi, relativi alla creazione, classificazione, assegnazione, reperimento e gestione degli archivi relativi ai documenti digitali creati internamente o acquisiti dall’amministrazione. Approfondisci: protocollo informatico

EMAIL/PEC

Il modulo di Mail/PEC mDM offre una soluzione unificata che, direttamente dal sistema di gestione documentale, permette di:

  • Gestire più account di posta certificata ed eMail, in modo avanzato rispetto ad un normale client di posta;
  • Gestire le normali operazioni di posta (invio, inoltro, risposta, allega, stampa e download email/PEC);
  • Protocollare, archiviare e conservare direttamente, insieme alle relative ricevute di accettazione e consegna, e-mail e allegati con un semplice click;
  • Creare Tag per organizzare i messaggi di posta elettronica;
  • Accedere ad una rubrica condivisa.
    Approfondisci: gestione email/PEC

WORKFLOW e EDITOR PROCESSI

Ti supportiamo nell’analisi e nella progettazione dei tuoi processi.
Inoltre attraverso l’editor dei processi di MDM, puoi progettare, gestire e disegnare i tuoi processi aziendali, in modo facile e veloce, grazie ad una interfaccia intuitiva, uscendo da schemi rigidi di workflow prestabiliti. Approfondisci workfloweditor dei processi

GESTIONE AUTOMATIZZATA DEL CICLO ATTIVO E PASSIVO

GESTIONE FATTURE

PRESA IN CARICO
Recupero Metadati Fatture da:

  • Data entry;
  • ERP Custom;
  • SAP;
  • NET@SIAL

PROCESSO DI APPROVAZIONE FATTURA
L’utente a cui viene affidata la gestione della fattura può:

  • Approvarla;
  • Inviarla per un altro controllo;
  • Rifiutarla;
  • Bloccarla.

CICLO ATTIVO

  • Creare o acquisire i documenti, dal gestionale in uso (ERP);
  • Verificare e controllare eventuali errori;
  • Firmare il documento ed inviare la fattura elettronica, tramite PEC o SdI;
  • Ricevere e gestire le notifiche di accettazione/rifiuto della fattura;
  • Inviare le fatture in conservazione a norma.

CICLO PASSIVO

La gestione del ciclo passivo avviene implementando un processo documentale che permette di:

  • Importare le fatture che arrivano da posta tradizionale, email, PEC, direttamente sul sistema MDM
  • Prendere in carico la fattura ricevuta assieme alla relativa documentazione correlata (DdT, ordini etc.)
  • Registrare la fattura sul sistema contabile tramite web services
  • Assegnare la fattura registrata all’ufficio/utente responsabile
  • La fattura può essere approvata e pagata o rifiutata ed inviata per un ulteriore controllo
  • La fattura approvata passa nello scadenziario
  • Prima del pagamento verrà verificata tutta la documentazione del fornitore (ad es. il DURC)
  • Inviare le fatture in Conservazione digitale

Gestione dello Scadenziario

La fattura approvata passa nello scadenziario, in cui vengono controllati i documenti del fornitore (ad es. il DURC), prima di procedere al pagamento.

Dematerializzazione Rapportini di Lavoro

App che permette l’invio delle informazioni al gestore documentale, al fine di dematerializzare i
rapportini di lavoro degli interventi tecnici ed associarli alla matricola del lavoratore.

Gestione Contratti - IdroService

Sulla piattaforma è possibile gestire in maniera organizzata e strutturata tutta la documentazione
relativa ai progetti Idrici gestiti direttamente su MDM
La gestione viene facilitata grazie alle funzioni di collaboration e:

  • Versioning dei documenti
  • Check-in check-out
  • Firma digitale

Portale Fornitori integrato con il processo
di gestione documentale

INTEGRAZIONE CON I SERVIZI IN USO

Integrazione web services REST e API – integrazione SAP – integrazione sistema contabile ciclo passivo

Conservazione digitale
In house – In cloud

Attraverso la Conservazione Digitale MDM è possibile eliminare gli archivi cartacei nel pieno rispetto delle leggi in vigore, garantendo la riduzione degli spazi e del personale dedicato all’archivio; maggior controllo degli accessi e sicurezza delle informazioni; maggiore inalterabilità dei documenti; ricerca più semplice ed immediata; migliori possibilità di condivisione del documento che può essere consultato da più persone anche contemporaneamente.

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