Il 12 agosto 2016 saranno trascorsi i 18 mesi concessi, alle Pubbliche Amministrazioni, per l’adeguamento all’iter di gestione dei documenti informatici. Secondo le nuove regole tecniche, la gestione del flusso documentale digitale, dovrà avvenire senza il supporto fisico della carta, come stabilito dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014 (pubblicato in Gazzetta Ufficiale n.8 del 12 gennaio 2015).

Le amministrazioni dovranno abolire i registri cartacei ed adottare strumenti informatici per la gestione dei documenti. I documenti acquisiti o prodotti dall’amministrazione dovranno essere protocollati secondo criteri specifici di classificazione, al fine di creare un collegamento tra il documento, il fascicolo e il relativo procedimento, che renderà i processi di ricerca più agevoli grazie ad un’efficiente organizzazione ed indicizzazione dei documenti, con criteri di classificazione ed archiviazione uniformi tra i diversi uffici amministrativi.

Tra i vantaggi derivanti dall’utilizzo dei sistemi informatici, la condivisione in real time di informazioni tra gli uffici e le amministrazioni coinvolte in specifici provvedimenti, in totale sicurezza e nel rispetto della privacy.

Ma come avviene il processo di gestione del flusso documentale digitale di una amministrazione in regola?

Il documento informatico assume le caratteristiche di integrità ed immodificabilità attraverso la:

• registrazione di protocollo: che consiste nell’attribuzione di un numero identificativo del documento che deve avere almeno sette cifre;
• segnatura di protocollo: ossia l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento (numero progressivo, data di protocollo, identificazione dell’amministrazione o dell’AOO che ha prodotto il documento);
• classificazione, che permette di associare i documenti ai fascicoli e ai relativi procedimenti.

Il flusso documentale digitale si completa con l’invio in conservazione dei documenti informatici, attraverso la generazione di un pacchetto di versamento. Più precisamente, possiamo individuare 3 fasi del sistema di conservazione:

• Il trasferimento al sistema di conservazione avviene quotidianamente generando il registro giornaliero di protocollo con l’elenco di tutte le registrazioni effettuate durante la giornata;
• il riversamento nell’archivio di deposito dei documenti, fascicoli e aggregazioni documentali avviene almeno una volta all’anno, secondo le regole di fascicolazione e classificazione;
• i documenti che sono indicati per la conservazione permanente vengono trasferiti nell’archivio storico; ossia negli Archivi di Stato competenti.