Il 12 agosto 2016 scatta l’obbligo di legge per il passaggio di tutte le pubbliche amministrazioni dal cartaceo al digitale.

Sarà la volta del sorpasso in termini di qualità ed efficienza del settore pubblico su quello privato? o questa tendenza presto investirà anche le aziende private nonostante non siano spinti da obblighi di legge?

Per le istituzioni si tratta di un enorme passo avanti verso sistemi innovativi. Il countdown è stato stabilito dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n.8 del 12 gennaio 2015, che dava 18 mesi di tempo per l’adeguamento dei propri sistemi di gestione informatica dei documenti.

Il DPCM costituisce l’ultimo step di un processo di innovazione che ha investito le Pubbliche Amministrazioni, con importanti novità nell’iter burocratico delle regole tecniche per la gestione dei documenti, senza il supporto della carta, e nell’organizzazione interna ed esterna delle istituzioni, che migliorerà i rapporti tra le istituzioni e la partecipazione dei cittadini.

L’obiettivo è una gestione integrata di sistemi documentali digitali, che permettono la formazione di documenti esclusivamente e nativamente in forma digitale. Questo comporta anche la revisione dei processi nel rispetto delle norme in materia di documenti informatici, protocollo informatico, digitalizzazione dei processi informatici, conservazione dei documenti in linea con quanto stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Ripercorriamo le altre tappe dell’innovazione della pubblica amministrazione:

1. nel 2000, il D.P.R. n. 445 del 28 dicembre (Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) al capo IV, ha introdotto significativi cambiamenti nel sistema di gestione informatica dei documenti all’interno delle Pubbliche Amministrazioni;
2. nel 2004, la deliberazione CNIPA n. 11 ha stabilito le regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali;
3. nel 2005 è stato emanato il D.Lgs. 7 marzo n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale – CAD), modificato ed integrato dal D.Lgs. n. 235 del 30 dicembre 2010, con cui si è data organicità in materia di regolamentazione, attraverso l’uso delle tecnologie dell’informazione e delle comunicazioni, dei rapporti tra Pubbliche Amministrazioni, cittadini e imprese;
4. nel 2013 sono stati emanati due Decreti entrambi del Presidente del Consiglio dei Ministri ed entrambi del 3 dicembre; tali Decreti dettano le regole tecniche:
   • per il protocollo informatico, da adottarsi entro l’11 ottobre 2015;
   • in materia di conservazione, sostituendo la deliberazione CNIPA n. 11/2004;
5. nel 2014, con l’emanazione del D.P.C.M. del 13 novembre, si è concluso l’iter di regolamentazione del processo per la digitalizzazione dei documenti all’interno delle Pubbliche Amministrazioni.

(Fonte ForumPA)

Il 12 agosto non sarà certo l’arrivo, ma un punto di partenza. La regola sarà quella di partire preparati, dotando ogni amministrazione di sistemi di document management che permettano la gestione ottimale dei flussi documentali digitali, a norma di legge.