Conservazione PEC: Quando è obbligatorio?

Cosa differenzia una email PEC da una email tradizionale? Le email PEC hanno lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno, grazie alla firma digitale apposta dalla Certification Authority.

Per mantenere il loro valore legale, dobbiamo prevedere la conservazione delle PEC a norma ai sensi dell’art.44 del Codice dell’Amministrazione Digitale.

I messaggi presenti nella nostra casella PEC sono considerati alla pari dei documenti aziendali, in quanto possono contenere oltre a documenti di rilevanza fiscale, dichiarazioni e manifestazioni di atti, fatti e volontà che possono avere rilevanza in ambito civile, penale, tributario, amministrativo, contabile o di diritto del lavoro e come tali le imprese hanno l’obbligo di conservazione delle PEC per 10 anni.

Risulta quindi necessario un sistema di gestione documentale e gestione delle PEC che si integri con i sistemi di conservazione digitale.

CHI E’ OBBLIGATO

I soggetti obbligati alla conservazione delle PEC e delle relative notifiche, sono sia i soggetti privati che le PA.

Considerato che il gestore della PEC ha il solo obbligo di mantenere le comunicazioni PEC per soli 30 mesi, dobbiamo affidarci ad un conservatore (accreditato nel caso di PA) che ne garantisca la conservazione per 10 anni.

VANTAGGI

La conservazione a norma permette di:

  • Conservare le PEC e tutte le relative notifiche, che potranno avere valenza nei casi di contenziosi legali;
  • Libera lo spazio degli account di posta, lasciando la possibilità di ricercare le email cancellate che sono state conservate;
  • Tutto avviene in maniera automatica senza la necessità di azioni da parte degli utenti

SOLUZIONE

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Un unico sistema in cui gestire i documenti digitali, delle varie sedi aziendali, compresi gli account PEC associati a ciascun ufficio, che possono essere protocollate e/o inviate in conservazione in maniera automatizzata. Contattaci per maggiori informazioni.

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