BEST PRATICE:Negli Istituti Ospitalieri di Cremona attivato un progetto di dematerializzazione dei documenti del ciclo dell’Ordine legati alla relazione con i fornitori

Il Progetto

Nel 2013 L’Azienda Ospedaliera di Cremona ha implementato un progetto che prevede l’invio degli Ordini di Acquisto ai fornitori in formato elettronico strutturato e l’acquisizione dei Documenti di Trasporto con upload diretto su un Portale Web-based. Il programma è stato avviato in seguito ad uno studio di fattibilità che ha ha preso in considerazione una serie di indicatori, tra cui il valore 
di spesa annuo per l’acquisto di beni e servizi, il numero medio di pagine da stampare a valle di una gara, il numero medio di pagine per bolla, il numero di fatture all’anno, la percentuale di fatture relative a servizi con e senza ordine, il numero medio di pagine per fattura, il numero medio di non conformità.

I numeri

Sono stati coinvolti, fino ad oggi, 35 fornitori per una gestione complessiva di 14.000 ordini nell’intero 2013.

I vantaggi

Grazie al processo di dematerializzazione sono state rilevate una significativa riduzione dei tempi legati alle attività del ciclo passivo, una migliore tracciabilità dei flussi e una significativa riduzione dei costi legati alla gestione del ciclo dell’Ordine.

Il beneficio stimato è di circa 80.000 euro annui, pari a una riduzione del 26% del costo complessivo per le tre strutture organizzative: Economato, Farmacia e Direzione Economico-Finanziaria.