Addio ai vecchi faldoni impolverati, ad archivi ingombranti che occupano intere stanze, che soffocano il posto di lavoro. Pensiamo anche alla difficoltà della ricerca dei documenti, seppur catalogati, il più delle volte non è così semplice rintracciare ciò che ci serve dai vecchi archivi cartacei.

La conservazione dei  documenti è un obbligo di legge ormai da anni, ma cambiano le regole di conservazione grazie all’ introduzione di innovazioni digitali. Attraverso la tecnologia siamo in grado di ottimizzare le semplici operazioni che siamo chiamati a fare nel rispetto delle norme di conservazione.

La conservazione sostitutiva della fattura elettronica diventa un passaggio fondamentale per i fornitori della Pubblica Amministrazione. La circolare dell’Agenzia delle Entrate del 24 giugno 2014 non lascia dubbi: l’obbligo di conservazione sostitutiva della fattura elettronica vale tanto per l’emittente quanto per il destinatario. Va effettuata entro e non oltre 15 giorni dalla loro emissione/ricezione.

Di fatto la digitalizzazione delle fatture rappresenta la fase più critica da affrontare, ma anche quella che permette all’azienda di ottimizzare i propri processi interni e di poter garantire ai fornitori una maggior trasparenza su tempi e termini di pagamento. Un’opportunità per il futuro, un fattore determinante per il miglioramento dell’efficienza e della produttività per le imprese e gli enti.

Conservare digitalmente, o conservazione sostitutiva della fattura elettronica, significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale, che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata dall’apposizione della marcatura temporale che permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.