Documento informatico: Cosa cambia con le nuove regole tecniche emanate da AgID?

Finalmente sono state rese pubbliche le tanto attese regole tecniche sulla gestione a norma del documento informatico, che non solo sostituiscono il vecchio DPCM 13 novembre 2014 e i DPCM del 3 dicembre 2013 relativi alla formazione e gestione del documento informatico, protocollo e sistemi di conservazione, ma forniscono una cornice unica di regolamentazione per le regole tecniche e le circolari in materia. Secondo le più ottimiste previsioni, saranno pienamente operative a partire da giugno 2021.

Le regole tecniche del documento informatico rappresentano una mossa strategica per la digitalizzazione del nostro paese e della PA in primis. Non si potrebbe parlare di digitalizzazione senza far riferimento alle regole che garantiscono la corretta amministrazione dei documenti informatici a partire dalla loro formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione, validazione e conservazione dei documenti informatici.

Le Linee guida si articolano in un documento principale e sei allegati che ne costituiscono parte integrante. Di seguito i link alla documentazione completa:

https://trasparenza.agid.gov.it/archivio19_regolamenti_0_5385.html

Download allegati

Vediamo adesso quali sono le principali novità a cui adeguarsi, dividendo le nuove linee guida in tre macro aree:

Formazione documento informatico: Le linee guida si soffermano sulle caratteristiche di immodificabilità del documento informatico e sui processi che lo rendono tale. Ciò che rende un documento integro e immodificabile, può essere l’apposizione di una firma elettronica o FEA, la sua memorizzazione su sistemi di gestione documentale che assicurino il rispetto dei formati previsti, la trasmissione attraverso posta elettronica certificata o ancora il versamento ad un sistema di conservazione.

Inoltre le nuove linee guida distinguono fra duplicato informatico (viene duplicato il documento mantenendo lo stesso formato originale) e copia informatica (copia del contenuto con diverso formato, ad es. da pdf a doc)

Gestione documento informatico: Per quanto riguarda la gestione, si definiscono i requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollazione informatica con cui vengono gestiti i documenti. Si fa saldo l’obbligo di trasmissione del registro al sistema di conservazione entro il giorno successivo. In tema di gestione vengono poi regolamentate le aggregazione documentali e gli archivi informatici.

Conservazione documento informatico: Maggiore attenzione viene data alla conservazione dei documenti, che potrà essere sempre gestita internamente o in outsourcing, a condizione che “i requisiti del processo di conservazione, le responsabilità e i compiti del responsabile della conservazione e del responsabile del servizio di conservazione, e le loro modalità di interazione sono formalizzate nel manuale di conservazione del Titolare dell’oggetto della conservazione e nelle specifiche del contratto di servizio o dell’accordo. Tali modalità trovano riscontro anche nel manuale di conservazione del conservatore”. Inoltre, rimane invariata, come ovvio che sia, la necessità di preservare l’autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti informatici sia presi singolarmente, che come aggregazione documentali unitamente ai loro metadati.

Nel momento in cui si passa a un nuovo conservatore, diventa essenziale, per la norma, mantenere non solo il riferimento al fascicolo, ma anche all’intero archivio.

AFFRONTA IL CAMBIAMENTO CON MDM – RICHIEDI MAGGIORI INFORMAZIONI

    Leggi l'informativa sul trattamento dei dati personali
    Accetta le condizioni sul trattamento dei dati personali

    Lascia un commento

    Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

    Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.