Arriva il responsabile della conservazione sostitutiva

Il nuovo professionista digitale

Sempre più spesso, aziende e P. A. hanno la necessità di gestire in modo corretto ed efficiente i propri documenti digitali; si stanno pertanto preparando a predisporre un modello organizzativo valido per gestire e conservare a norma i propri documenti informatici.

La conservazione dei documenti informatici, la cosiddetta conservazione sostitutiva, rappresenta quel processo di elaborazione che consente di memorizzare nel tempo su supporti ottici atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

Tale procedura deve garantire la leggibilità e l’integrità del documento, l’identificazione certa dell’autore, nonché l’ordine cronologico in base alla data in cui i documenti sono stati formati. Tutto ciò è assicurato mediante l’apposizione della “sottoscrizione elettronica” e della “marca temporale” (’articolo 3, comma 1, della delibera del 19 febbraio 2004 cd. delibera CNIPA).

Figura fondamentale del processo di conservazione sostitutiva diviene quella del “Responsabile”, colui, cioè, che appone la sottoscrizione elettronica e la marca temporale garantendo il corretto svolgimento della procedura.

Anche le nuove Regole tecniche sulla conservazione, emanate con il DPCM 3 dicembre 2013, ribadiscono che a sovraintendere e coordinare il sistema di conservazione di aziende e P.A. debba esserci obbligatoriamente il Responsabile della conservazione, il quale “definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato”.

Il Responsabile della conservazione, per utilizzare una definizione più diffusa in Europa, è un digital preservation officer, una figura strategica per ogni ente pubblico, azienda o studio professionale. Egli, avendo competenze trasversali, si pone al centro di tutti i flussi informativi e documentali, sia in entrata che in uscita, ne modella il ciclo di vita e ne favorisce la “stabilizzazione informatica”, ai fini di una loro validità giuridica.

Anche la recentissima Circolare n. 65/2014 dell’Agenzia per l’Italia digitale ha stabilito che i Conservatori che intendono accreditarsi presso AgID devono “utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell’esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti: in particolare della competenza a livello gestionale, della conoscenza specifica nel settore della gestione documentale e conservazione documenti informatici e che abbia dimestichezza con le procedure di sicurezza appropriate e che si attenga alle norme del CAD e al DPCM 3 dicembre 2013 recante le regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.

Nuovi scenari e normativa in continua evoluzione aprono le porte a professioni sempre più specializzate che sappiano fare un buon  uso dei nuovi strumenti tecnologici.

Scopri la conservazione sostitutiva offerta da mDM!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *