PREDISPOSIZIONE, INVIO E RICEZIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA

NORMATIVA

La Legge di Bilancio 2018 con provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n.89757 del 30 aprile 2018, ha stabilito che l’emissione della fattura elettronica sarà obbligatoria già a partire dal 1° luglio 2018, per gli operatori della filiera dei carburanti e per i subappaltatori della PA, e lo diventerà per tutti dal 1° gennaio 2019.

La necessità di adeguarsi ancor prima potrebbe essere dettata proprio dai nostri fornitori. Se questi si doteranno di un sistema elettronico per l’invio delle fatture, noi dovremmo essere pronti a riceverle.

PREDISPOSIZIONE, INVIO E RICEZIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA

L’obbligo di fatturazione elettronica si assolve mediante l’invio di un file xml ((eXtendible Markup Language) attraverso il SdI, come previsto per la fatturazione PA.

L’invio, tramite SdI, può riguardare una Fattura singola o un lotto di fatture (ammesso che siano dirette al medesimo destinatario), attraverso l’inserimento del codice destinatario, che consente il corretto indirizzamento della fattura elettronica.

MODALITA' DI INVIO

– Posta elettronica Certificata (PEC)
– Sistema messo a disposizione dall’agenzia delle Entrate (procedura web o app)
– Web service
– Sistema di trasmissione dati basato su protocollo FTP

Le ultime due procedure richiedono un accreditamento al SdI da parte dell’emittente. La procedura di accreditamento assegna all’operatore un numero di 7 cifre, il   cosiddetto “codice destinatario” che consente di individuare in modo univoco il soggetto e di associarlo al canale telematico utilizzato per la trasmissione della fattura.

La trasmissione della fattura elettronica può avvenire da parte del cedente/prestatore o da parte dell’intermediario, così come previsto anche per la Pubblica Amministrazione.

Fonte: Agenda Digitale – “Fatturazione elettronica, ecco le regole dell’Agenzia delle Entrate (provvedimento e circolare): che c’è da sapere” del 2 Maggio 2018

Il provvedimento modifica e semplifica il flusso di emissione della fattura elettronica:

  • Eliminando la notifica di esito
  • Eliminando la notifica di decorrenza termini
  • Eliminando l’attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito

ESITO DELLA TRASMISSIONE

Subito dopo l’invio della fattura, il trasmittente riceverà un “avviso di ricezione” da parte del sistema informatico, privo di alcuna valenza agli effetti fiscali; a decorrere da questo momento partiranno i controlli formali sul documento che determineranno il rilascio di una notifica con gli esiti.

POSSIBILI CODICI ERRORE FATTURA

Le tipologie di controllo effettuate mirano a verificare:

  • nomenclatura ed unicità del file trasmesso;
  • dimensioni del file;
  • integrità del documento se firmato con le tecnologie previste;
  • autenticità del certificato di firma, se presente;
  • conformità del formato fattura;
  • coerenza e validità del contenuto della fattura;
  • unicità della fattura;
  • recapitabilità della fattura.

La notifica di scarto ne comporta la mancata emissione ai fini IVA, comportando per l’emittente l’obbligo di un nuovo invio. Il nuovo invio deve avvenire entro 5 giorni lavorativi dalla ricezione della notifica di scarto.

Una volta superati i controlli del SdI, se la fattura non viene scartata, l’emittente riceverà una “ricevuta di consegna” o di “mancato recapito” , nel caso non fosse stato possibile per motivi tecnici il suo invio.

In quest’ultimo caso, il SdI non scarterà la fattura ma la metterà a disposizione del ricevente nella sua area web, e continuerà a fare ulteriori tentativi di recapito ogni 12 ore per i 3 giorni successivi. Entrambe le comunicazioni rappresentano, per l’emittente, la prova dell’emissione della fattura elettronica.

RICEZIONE DELLA FATTURA

Le fatture elettroniche potranno essere ricevute mediante:
– un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC);
– un servizio di cooperazione applicativa, tramite il modello “web service” (SdICoop);
– un sistema di trasmissione dati tra terminali basato su protocollo FTP (SdIFTP). 

Nel caso, si utilizzi una delle due ultime procedure (SdiCoop o SdIFTP), il ricevente deve preventivamente accreditarsi al Sistema di Interscambio e ottenere il “codice destinatario” da comunicare al proprio fornitore al fine di consentire il corretto indirizzamento della e-fattura.

Per agevolare la procedura, e garantire il corretto indirizzamento della fattura elettronica, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione del ricevente un servizio di registrazione dell’indirizzo telematico che consente di collegare la PEC o il Codice destinatario,

ottenuto in seguito alla procedura di accreditamento, alla propria partita IVA.

In questo modo, il Sistema di Interscambio, sarà in grado di recapitare le fatture elettroniche all’indirizzo telematico registrato e collegato alla partita IVA, anche quando il fornitore non lo indica sul documento.

INTERMEDIARI

La fattura elettronica in invio/ricezione, può essere gestita da intermediari, ovvero soggetti diversi dal fornitore o dal cliente, come ad esempio mDM.

L’intermediario è colui che si accredita al SdI, ed al fine di consentire la ricezione della fattura, comunica il suo indirizzo telematico (PEC o Codice destinatario) oppure la sua P.IVA, se ha provveduto alla registrazione dell’indirizzo telematico sul portale dell’AdE.

In questo modo le aziende, pur restando responsabili del contenuto delle fatture, vengono sgravate da tutto il peso delle fasi di gestione che l’invio e la ricezione della fattura comporta

CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

L’articolo 1, comma 909, lett. a), n. 8, della Legge di Bilancio 2018 ha disposto che le fatture e gli altri documenti trasmessi tramite il SdI si debbano intendere conservati ai sensi dell’articolo 3 del DM del 17 giugno 2014, che disciplina i documenti informatici fiscalmente rilevanti.

Così come per l’emissione e la ricezione delle e-fatture, anche il servizio di conservazione può essere gestito avvalendosi di un soggetto intermediario.

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