Infografica – Il lavoro al tempo del digitale

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Il lavoro, rimane uno degli aspetti fondamentali della vita di ciascuno, motivo per cui il clima dell’ambiente lavorativo è un fattore fondamentale per il benessere di un individuo.

In tema di lavoro, seguiamo 3 semplici regole, del grande fisico tedesco Albert Einstein, tenendo presente che “tutto è relativo” ma lui ha assolutamente ragione!

Le tre regole di lavoro di Albert Einstein

1° “Dalla Discordia, trova Armonia.”

1regola: dalla discordi trova armonia

Tutte le aziende, gli enti e le organizzazioni conoscono il problema della gestione degli Archivi cartacei, i costi fissi, l’impatto ambientale, e la quantità di risorse che occorre mettere a disposizione per gestirlo.

L’adozione di procedure di dematerializzazione porta diversi benefici a livello di impresa: il risparmio relativo ai costi di stampa, l’acquisto e la manutenzione delle stampanti, la possibilità di centralizzare il trattamento delle pratiche e i processi di lavoro, consentendo di archiviare documenti elettronici in maniera univoca, facilmente condivisibili e reperibili attraverso sistemi automatici di ricerca; l’opportunità di seguire più attentamente ogni procedimento amministrativo per capire dove incontra difficoltà o fermi nella lavorazione.

Il lavoro assume quindi più armonia, uscendo dalle bad practice, attraverso l’introduzione di processi innovativi, guidati da varie normative in tema di digitalizzazione dei processi documentale, in particolar modo per le PA.

2° “Esci dalla Confusione, trova la Semplicità.”

2regola: esci dalla confusione trova la semplicità

Attraverso la tecnologia siamo in grado di ottimizzare le azioni che siamo abituati a fare (formazione, invio, condivisione, approvazione, firma, conservazione) sul documento cartaceo, in un nuovo ambiente digitale.

La trasformazione del documento, in un elemento informatico, genera una stringa digitale in grado di soddisfare i requisiti tecnici e legali previsti per ciascun tipo di documento elettronico.

Di conseguenza, per la gestione digitale di un ufficio, bisogna adottare un sistema applicativo, capace di affrontare e risolvere le necessità di dematerializzazione, offrire strumenti per razionalizzare e reingegnerizzare i work flow, adempiere in toto alle disposizioni normative in materia di gestione documentale.

Maw Document Management (mDM) grazie alla sua struttura modulare, permette, in un unico sistema di gestione documentale integrata, di gestire il Protocollo, le fascicolazioni, i flussi documentali, la firma digitale, la fattura elettronica, i processi di conservazione sostitutiva, la Mail-PEC, l’organigramma, la rubrica, i workflow.

3° “Nel pieno delle difficoltà risiede l’occasione favorevole.”

3regola: nel pieno delle difficoltà risiede l'occasione favorevole

Dunque, le nuove normative in materia di digitalizzazione rappresentano l’occasione favorevole (per aziende, liberi professionisti e pa) al cambiamento, all’innovazione, che sarà la leva della crescita del business aziendale, a fronte di una concorrenza sempre più agguerrita.

mDM si è sviluppato ed ampliato costantemente in conformità con le leggi e le norme prodotte dallo Stato italiano in materia di sistema di gestione documentale e dei processi amministrativi. Inoltre grazie alla sua architettura modulare, si possono scegliere le funzioni e i processi per un flusso documentale customizzato.

Attraverso l’innovazione dei processi aziendali, possiamo aumentare la produttività, riuscendo allo stesso tempo a diminuire i costi ed a fornire prodotti o servizi sicuri, a norma di legge, con accesso controllato, ottimizzando i tempi , e seguendo la logica della dematerializzazione dei flussi documentali.

Il sistema di gestione documentale, integrato e multidevice, mDM, è in grado di gestire documenti nativi sia in formato cartaceo che digitale, il protocollo informatico, la fatturazione elettronica, i servizi di postalizzazione, la stampa di etichette per i documenti cartacei, i flussi documentali con l’assegnazione di ruoli e compiti, la classificazione dei documenti  e il titolario, la fascicolazione, accesso a documenti a più livelli in base ai profili degli utenti, l’integrazione della firma digitale, la spedizione digitale dei documenti tramite PEC o SID, l’archiviazione e conservazione a norma di legge dei documenti, la gestione dell’organigramma, la rubrica avanzata condivisa.

VISUALIZZA L’INFOGRAFICA “GESTIONE DOCUMENTALE E FATTURAZIONE” DA QUESTO LINK

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