Inviare la fattura elettronica: errori e soluzioni

É partita la sfida digitale con l’introduzione della fattura elettronica, dal 31 marzo 2015, che coinvolge tutte le amministrazioni centrali e locali.

Vediamo ora come funziona:

Tutte le amministrazioni e i fornitori di beni e servizi per le amministrazioni, sono obbligati a emettere ed inviare la fattura elettronica esclusivamente in formato xml, secondo gli standard tecnici e le informazioni obbligatorie ai fini fiscali, per una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).

Per l’invio della fattura alle amministrazioni è necessario avere il codice univoco per la fatturazione elettronica, che corrisponde al codice di identificazione dell’ufficio a cui inviare la fattura elettronica, reperibile dal sito indicePA.

Tra gli errori del Sistema di Interscambio riscontrati più di frequente, che hanno significato il mancato pagamento della fattura, che conviene non ripetere:

• Invio di un file con il nome errato o inviato più di una volta;
• file della fattura non conforme con la versione più aggiornata del tracciato;
• codice fiscale o partita IVA dei soggetti coinvolti errato;
• numero della fattura già presente nel sistema di interscambio;
• codice destinatario errato o non valido;
• file con la firma non valida;
• file firmato con riferimento temporale non coerente;
• certificato di firma non valido.

Al fine di dare piena applicazione alle nuove norme, e non andare incontro a sanzioni, bisogna dare dei chiarimenti:

• Il Sistema di Interscambio permette di inviare la fattura elettronica, ma non permette anche la sua conservazione a norma.
• Le amministrazioni non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica; tramite il sistema di interscambio e, trascorsi tre mesi da tali date, le stesse non possono procedere ad alcun pagamento, sino all’invio del file in formato elettronico.

Adottare sistemi per adempiere alla corretta compilazione della fattura elettronica, e gestire il flusso informativo, fino alla conservazione della fattura, risulta semplificato con l’adozione di sistemi integrati che permettono ad amministrazioni e fornitori di quest’ultime di limitare gli errori di scarto e rispondere adeguatamente alla norma, tramite processi snelli e personalizzati, con enormi vantaggi in tema di dematerializzazione e risparmi di tempo e costi legati alla gestione tradizionale.