Le nuove norme in materia di conservazione del protocollo informatico, introdotte con il DPCM del 3 dicembre 2013, per tutte le pubbliche amministrazioni, hanno posto delle nuove regole da rispettare in vista della nuova scadenza dell’11 ottobre 2015. Tra i nuovi obblighi previsti l’ “invio del registro giornaliero di protocollo, entro la giornata lavorativa successiva, al sistema di conservazione digitale, garantendone l’immodificabilità del contenuti”.

Il mancato rispetto di tale norma implica la violazione dei requisiti minimi di sicurezza del sistema di protocollo informatico (art.7 del DPCM del 3 dicembre 2013) a cui è chiamato a rispondere direttamente il Responsabile della Gestione Documentale.

Le nuove disposizioni tecniche hanno lo scopo di guidare al cambiamento la Pubblica Amministrazione, indicandogli la strada (obbligatoria) da prendere per l’adeguamento dei propri sistemi alla gestione documentale informatizzata. Entro l’11 ottobre dovranno:

• Individuare le aree omogenee e i relativi uffici di riferimento;
• Nominare un responsabile della gestione documentale per ciascuna delle Aree Organizzative Omogenee;
• Nominare un Coordinatore della Gestione Documentale nel caso in cui ci siano più aree organizzative omogenee;
• Redarre ed adottare il Manuale di Gestione;
• Definire tempi, modalità, misure organizzative e tecniche finalizzate all’eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico;
• Conservazione a norma del Registro giornaliero di protocollo.

Novità più rilevante, contenuta nell’art. 7 co. 5 del DPCM 3.12.2013, in tema di misure di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico, è l’invio del registro giornaliero di protocollo, entro la giornata lavorativa successiva a quella della sua produzione, al Sistema di Conservazione, in modo da garantirne l’immodificabilità e integrità, del contenuto.

In particolare, il registro di protocollo giornaliero deve contenere le registrazioni di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito nell’arco dello stesso giorno, completo del:

• Numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema;
• Data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
• Mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti;
• Oggetto del documento;
• Data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
• Impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica;
• Indicazione del registro nell’ambito del quale è stata effettuata la registrazione.

Il registro di protocollo giornaliero deve seguire delle regole specifiche nella sua formazione, in quanto deve essere:

• un documento statico. La staticità di un documento informatico è rappresentata dalla capacità dello stesso di garantire “l’assenza di tutti gli elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, e l’assenza delle informazioni di ausilio alla redazione, quali annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione”.
• redatto nei formati previsti dalle regole tecniche, per assumere caratteristiche di immodificabilità e staticità, ed essere leggibile su schermo o tramite stampa.
• deve contenere i metadati minimi (ID univoco, data di chiusura, emittente, destinatario, impronta del documento, codice IPA, denominazione amministrazione, AOO,responsabile della gestione, oggetto, codice registro,numero progressivo del registro, anno, numero e data della prima e ultima registrazione) per poter essere identificato relativamente al contesto, contenuto, struttura.
• deve essere generato automaticamente dal sistema documentale e trasferito in forma statica in un sistema di conservazione (la sottoscrizione tramite firma digitale è facoltativa).

Come già detto, l’invio al sistema di conservazione (interno o in outsourcing presso conservatori accreditati) deve avvenire entro la giornata lavorativa successiva.

Viene prodotto ed inviato – dal responsabile della gestione documentale o dal responsabile della tenuta del protocollo – un pacchetto di versamento al sistema di conservazione, che deve rispettare le modalità e il formato previsti dal manuale di conservazione.

L’operazione di versamento deve essere verificata dal Conservatore e comunicata al produttore tramite il rapporto di versamento generato in maniera automatica dal sistema di conservazione, che contiene l’accettazione o il rifiuto del pacchetto in questione. In caso di esito negativo il Conservatore dovrà indicare quali anomalie si sono verificate.