La digitalizzazione interessa anche le Pubbliche Amministrazioni, in particolare le istituzioni scolastiche e universitarie.

La normativa in materia di informatizzazione della Pubblica Amministrazione è in continua evoluzione. Con la pubblicazione del D.M. n. 209/2013 viene introdotta, a partire dall’a.s. 2014/2015, la digitalizzazione dei libri di testo.

Quando? Si parte dal 2014/2015. I collegi docenti effettueranno le nuove adozioni dei libri nella versione digitale o mista per le classi prima e quarta della scuola primaria, per la prima classe della scuola secondaria di primo grado e per la prima e terza classe della scuola secondaria di secondo grado. Solo per gli anni scolastici 2014/2015 e 2015/2016 per la prima e terza classe della scuola secondaria di secondo grado, il collegio dei docenti potrà eventualmente confermare le adozioni dei testi già in uso.

Quanto costa? per la scuola secondaria di primo e secondo grado, nel caso in cui l’intera dotazione libraria sia composta esclusivamente da libri in versione digitale, i tetti di spesa sono ridotti del 30% e in tutti gli altri casi, i tetti di spesa sono ridotti del 20%.

La corsa verso la digitalizzazione da parte della Pubblica Amministrazione, in particolare delle Scuole e Università, non è certamente iniziata oggi. Negli ultimi anni, si sono succedute tantissime novità legislative che hanno avuto una rilevanza particolare sull’organizzazione e la semplificazione amministrativa degli enti pubblici.  L’obiettivo di tali interventi è quello di favorire il processo di digitalizzazione attraverso l’introduzione, il potenziamento e la standardizzazione di diversi servizi, quali l’iscrizione online, la verbalizzazione degli esami, la gestione del fascicolo personale dello studente e l’automazione dei flussi informativi. Moltissime scuole e Università italiane hanno perciò iniziato il proprio percorso di innovazione in un ambiente altamente competitivo e in continua evoluzione.

Tra i tanti servizi innovativi, il fascicolo elettronico dello studente, che trova il suo riferimento normativo  nell’’art. 10 del D.L. 18 ottobre 2012, n. 179. Il fascicolo ha la funzione di  conservare i documenti relativi ai diversi procedimenti amministrativi, distinti affari o diverse attività legate da un vincolo archivistico interno relativo allo studente. La sua gestione automatizzata semplifica e riduce il carico di lavoro del personale tecnico-amministrativo; detta le linee guida per una gestione della carriera studentesca e i sistemi di gestione documentale; rende disponibile a ciascuno studente il proprio fascicolo, ai fini della trasparenza amministrativa.

La progressiva eliminazione del cartaceo, attraverso l’informatizzazione dei processi, consente di semplificare i rapporti tra PA, cittadini e imprese. La piena riuscita del processo di dematerializzazione è garantita dall’applicazione diffusa e sistematica di tutti gli strumenti disponibili a garantire l’autenticità dei documenti e dall’adozione di sistemi di classificazione univoci e dettagliati  per la conservazione e la selezione dei documenti.