11 Ottobre 2015 – Obbligo Conservazione digitale del registro di protocollo

obbligo-registro-protocolloSono anni di cambiamenti per la Pubblica Amministrazione, grazie ai decreti che la vogliono sempre più smart e digital.

Tra le tappe più importanti già trascorse:

16 febbraio 2015 – Termine per la presentazione, da parte delle PPAA, di un Piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni, esclusivamente on line, da parte dei cittadini, con autenticazione attraverso il Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale (SPID).

31 Marzo 2015 – obbligo di inviare, ricevere, gestire e conservare le fatture in modalità elettronica, sia per le amministrazioni centrali (di cui all’articolo 6, comma 3, del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze del 3 aprile 2013, n. 55) sia per le amministrazioni locali (di cui al comma 209 della legge n. 244 del 2007). Tale obbligo prevede la nomina di un Responsabile alla Conservazione digitale, da nominare internamente, al fine di gestire il processo di conservazione.

Adesso è necessario arrivare preparati ad un’altra importante tappa:

11 Ottobre 2015 – le Pubbliche Amministrazioni si dovranno adeguare a quanto previsto dal DPCM 3 dicembre 2013, recante “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis, 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”, sostitutive di quelle previste con il DPCM 31 ottobre 2000.

Secondo le nuove regole tecniche del protocollo informatico, che saranno introdotte l’11 ottobre 2015, le Pubbliche Amministrazioni dovranno attivare processi interamente digitali, garantire la conservazione digitale dei propri atti e dei propri documenti informatici. Si tratta di un cambiamento radicale, in quanto si dovranno affrontare nuove sfide di dematerializzazione, per una reale revisione dei processi organizzativi, che prevedono la nomina del Responsabile della Gestione documentale e la redazione del Manuale di gestione, che andrà ad integrarsi al Manuale del Responsabile della Conservazione Digitale.

Il Manuale di Gestione è un complesso documento che dovrà descrivere dettagliatamente il flusso documentale dell’ente. Dunque conterrà informazioni sui documenti creati, ricevuti, spediti e una serie di allegati in cui saranno descritte le modalità attraverso cui l’amministrazione garantisce la sicurezza delle procedure di formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso, conservazione digitale.

Per completare il quadro normativo, la parte di conservazione digitale del registro di protocollo dovrà essere trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto. Quindi il sistema di conservazione digitale dovrà essere integrato con il sistema di protocollazione.

16 Agosto 2016 – dovrebbe concludersi la sfida della dematerializzazione dei documenti della Pubblica Amministrazione, protocollati e non, per arrivare ad una gestione totalmente informatizzata dei processi. Il DPCM del 13/11/2014 obbligherà tutte le PA a produrre solo documenti in formato elettronico con la completa digitalizzazione dei processi interni e dei flussi documentali. Si dovrà ridurre il supporto cartaceo, e gestire il passaggio di tutti i sistemi di conservazione, alle nuove regole tecniche del DPCM del 3 Dicembre 2013 entro e non oltre 36 mesi dall’entrata in vigore del decreto sulle regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici, ovvero Aprile 2017.

Il nuovo quadro normativo pone il sistema di protocollo informatico in stretta relazione con:

  • Sistemi di gestione documentale
  • Sistemi per l’archiviazione e la conservazione dei documenti
  • Sistemi di workflow
  • Sistemi di posta elettronica
  • Sistemi di firma elettronica dei documenti

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