Cos’è e a cosa serve il Workflow Management System?

Quando si parla di Workflow Management System si indica un sistema che definisce, crea e gestisce l’esecuzione di flussi di lavoro attraverso l’uso di un software che è in grado di interpretare le definizioni di processo, coinvolgendo i partecipanti del flusso di lavoro. Questo tipo di sistema fornisce un importante supporto al business, attraverso la gestione della sequenza di attività da svolgere e l’invocazione delle risorse necessarie.

La teoria e le applicazioni del workflow management promuovono la gestione dei gruppi di lavoro collaborativi secondo il workflow model, consentendo la gestione di più attività, ognuna delle quali rappresenta un lavoro da svolgere, nell’ottica di un obiettivo comune.

Il workflow fornisce agli attori le informazioni necessarie per l’esecuzione del proprio compito, definendone modalità e tempi.

Esempio

> In una redazione, il redattore propone un articolo al capo della rubrica

> Il capo della rubrica controlla il documento contenente l’articolo e lo valida

> Il redattore capo trova alcuni errori, così lo rimanda al redattore

> Il redattore rivede il documento  e lo sottopone al capo della rubrica

> Il capo della rubrica corregge alcuni punti e trasmette l’articolo al redattore capo

> Il redattore capo valida l’articolo per la pubblicazione.

Vantaggi

*Incremento dell’efficienza: l’automazione di molti processi fornisce l’eliminazione dei passi non necessari

*Migliore controllo del processo, mediante la standardizzazione dei metodi di lavoro e la disponibilità di strumenti di verifica

*Flessibilità: il controllo del software sul processo di lavoro può essere programmato in base alle esigenze