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CHE COS'E'

Il Nodo Smistamento Ordini è un sistema digitale di trasmissione documenti gestito dal Dipartimento della Ragioneria di Stato del Ministero dell’economia e delle finanze e integrato con la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici e con lo SDI (Sistema di interscambio).

L’intenzione è quella di tenere sotto controllo in particolare gli acquisti e le spese delle aziende pubbliche del Sistema Sanitario Nazionale. La data di entrata in vigore dell’obbligo: 1 ottobre 2019.

Una data che vale solo per le aziende del Servizio Sanitario Nazionale, i loro intermediari e i loro fornitori, i quali saranno obbligati a far transitare gli ordini inviati dal NSO che dialoga con le altre piattaforme della PA, al fine di digitalizzare l’intero sistema degli acquisti pubblici.

A COSA SERVE

Per fare un esempio, dopo la pubblicazione di una gara d’appalto da parte di un ospedale che necessita di un rifornimento di garze o di un servizio di consulenza sul GDPR, la consultazione dei bandi sul Mepa da parte delle aziende private, la dimostrazione di interesse delle stesse, e infine la scelta, ovvero le fasi principali del processo di public procurement, e i documenti relativi agli ordini non potranno più essere scambiati con le modalità tradizionali ma obbligatoriamente dovranno transitare dall’NSO.

In sostanza, per spiegare i compiti relativi al Nodo Smistamento Ordini si può pensare a ciò che compete il SDI: la funzione è praticamente la stessa, quella cioè di un postino virtuale che smisti e consegni, dopo attente verifiche, il documento al corretto destinatario.

COME FUNZIONA IL NODO SMISTAMENTO ORDINI

Così come il Sistema di interscambio della fattura elettronica gestito dall’Agenzia delle entrate accetta file esclusivamente in formato XML, allo stesso modo il Nodo Smistamento Ordini accetterà solo i documenti in formato UBL XML. Si tratta di uno standard internazionale per la creazione di documenti digitali.

Il documento che sarà trasmesso tramite Nodo Smistamento Ordini è il file in UBL XML che contiene i dati utili per l’ordine. Come riportato nelle Linee Guida del MEF, nel documento sono presenti per esempio indicazioni su tipologia e quantità dei prodotti o dei servizi acquistati, oltre a prezzi e tempistiche. Il documento viene abbinato a una “busta di trasmissione”, un file che riporta le indicazioni su mittente e destinatario. Entrambi i file sono inclusi in un “messaggio”.

QUATTRO TIPI DI ORDINE

Va precisato che l’ordine, cioè il documento che contiene tutte le informazioni e che viene smistato dall’NSO,
può essere di quattro tipologie diverse.

ORDINE EMESSO DAL CLIENTE
L’azienda pubblica del Servizio Sanitario Nazionale invia l’ordine al fornitore.

ORDINE PRE-CONCORDATO
L’ordine viene inviato dal fornitore alla Pubblica Amministrazione.

RISPOSTA
Permette alla pubblica amministrazione di accettare, rifiutare o modificare l’ordine inviato dal cliente.

ORDINE DI RISCONTRO
Consente alla Pubblica Amministrazione di confermare, declinare o sostituire risposte con modifiche o ordini concordati inviati dalle aziende fornitrici.

QUALI SONO I POSSIBILI SCENARI

ORDINE SEMPLICE

In questo scenario il Cliente invia al Fornitore un ordine che non prevede risposta. Eventuali interazioni tra Fornitore e Cliente devono avvenire al di fuori della piattaforma NSO.

ORDINE COMPLETO

In questo scenario il Cliente invia l’ordine e il Fornitore può, se lo desidera, inviare una risposta (accettazione, rifiuto o modifica). Anche il Cliente, se lo ritiene opportuno, può inviare un ordine di riscontro.

ORDINE PRE-CONCORDATO

In questo caso è il Fornitore che invia l’ordine elettronico al Cliente.
Si tratta di casi in cui l’ordine è pre-autorizzato dal Cliente. Questo flusso prevede l’invio opzionale da parte del Cliente di un ordine di riscontro.

RIEPILOGO

Gli ordini elettronici dovranno basarsi sullo standard europeo UBL – PEPPOL. I flussi vengono stabiliti seguendo le specifiche BIS di PEPPOL nelle modalità attualmente esistenti:

  •  Ordine semplice: un solo documento, l’Ordine elettronico.
  •  Ordine completo: tre documenti, l’Ordine, la Risposta e l’Ordine di riscontro.
  •  Ordine pre-concordato: due documenti, l’Ordine pre-concordato e l’Ordine di riscontro.

Al momento solo l’ordine è ovviamente obbligatorio: le altre comunicazioni risultano essere opzionali, ma in un’ottica di adeguamento che possa evitare possibili blocchi delle forniture e dei relativi pagamenti, considerando anche le tempistiche di implementazione, è bene operare da subito per il raggiungimento della completa operatività nella gestione delle comunicazioni.

Il funzionamento è analogo a quello della Fatturazione Elettronica:
Il Sistema di Interscambio (SdI) avrà il compito di gestire e convalidare la trasmissione telematica degli ordini d’acquisto della sanità pubblica verso e dall’NSO. Ciò significa che gli organismi pubblici del settore sanitario saranno tenuti a inviare gli ordini ai fornitori esclusivamente in modalità elettronica. La piattaforma NSO diventerà il canale più importante, attraverso il quale passeranno tutti gli ordini, che saranno poi smistati verso i rispettivi fornitori. I flussi di informazioni in entrambe le direzioni saranno costituiti da file XML (come le FE B2B) editati in formato conforme allo standard UBL V2.1 (Universal Business Language) che, già dal 18 Aprile 2019, è lo standard per tutta la documentazione fiscale relativa agli appalti pubblici degli Enti centrali (dal 18 Aprile 2020 per le PA che non sono autorità governative centrali).

Link utile: Guida alle Specifiche UBL: il package UBL 2.1

Attori coinvolti e modalità di comunicazione

Le figure interessate a partire dal 1 Ottobre 2019 saranno le seguenti:

  • Pubbliche Amministrazioni (Enti del SSN)
  • Fornitori di beni e servizi
  • Intermediari dei fornitori

Si comunica con l’NSO tramite:

  • protocollo webservice (NSO utilizza l’infrastruttura SdI per cui chi è già accreditato può utilizzare gli stessi canali già esistenti)
  • portale web (al momento ne è concepito l’utilizzo solo per le PA)
  • PEC
  • un Access Point PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line) già presenti sul territorio nazionale.

Da rilevare che una modalità di comunicazione non esclude l’utilizzo delle altre, anche se operativamente la necessità di mantenere due o più canali di comunicazione può risultare antieconomica; nella scelta delle modalità di comunicazione poi, in relazione al volume di documenti atteso, è bene tenere presente la possibilità di creare automatismi (così come è avvenuto per la FE B2B) nella fase di tracciatura e registrazione dei documenti.

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