Nuovo regolamento per la conservazione dei documenti informatici

E’ stato pubblicato il Regolalmento AgID che definisce i nuovi criteri per l’offerta del servizio di conservazione documenti informatici, che entrerà in vigore dal 1° gennaio 2022. Il Regolamento sottolinea i requisiti di qualità, sicurezza e organizzazione che i fornitori devono possedere per poter offrire un servizio a norma.

Con l’entrata in vigore del nuovo Regolamento, e l’abrogazione della Circolare AgID 65/2014, non si parlerà più di conservatori accreditati (come previsto dall’art44 del CAD) secondo cui i soggetti pubblici e privati per svolgere attività di conservazione per conto terzi e per conto di Pubbliche amministrazioni, dovevano seguire un iter di accreditamento presso AgID per il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più alto in termini di sicurezza e qualità del servizio offerto.

L’art.34 comma 1bis del CAD prevede ora che le PA qualora decidesse di affidare il servizio di conservazione in outsourcing, non avrà come riferimento i soggetti accreditati, ma soggetti ” che possiedono i  requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione individuati, nel rispetto della disciplina europea, nelle Linee guida di cui all’art. 71 relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici nonché in un regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici emanato da AgID, avuto riguardo all’esigenza di assicurare la conformità dei documenti conservati agli originali nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione”.

In particolare il regolamento individua dei requisiti generali e dei requisiti più specifici di qualità, di sicurezza e organizzazione necessari per offrire il servizio di conservazione dei documenti informatici alle pubbliche amministrazioni.

Tra le novità:

  • iscrizione facoltativa ad un marketplace dei fornitori dei servizi di conservazione, a cui solo i soggetti in possesso dei requisiti indicati nel regolamento possono richiedere l’iscrizione che sarà approvata da AgID entro 30 giorni dalla ricezione e avrà durata di 48 mesi dall’approvazione
  • attività di vigilanza di AgID per la verifica del possesso dei requisiti previsti nel regolamento. I soggetti non iscritti al Cloud Marketplace hanno l’obbligo di trasmettere ad AgID i relativi contratti entro 30 giorni dalla loro stipula, per permettere all’Agenzia di effettuare le relative attività di verifica dei requisiti generali, oltre che quelli di qualità, sicurezza e organizzazione.

Di seguito i documenti di riferimento

 

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