Lo sapevate che le PEC sono uno strumento tutto italiano? Se vi ritrovate a parlare con una azienda estera, nel migliore dei casi ne avrà sentito parlare, in altri non saprà proprio di cosa state parlando.

Per le aziende italiane, la PEC, diventa dal 1 ottobre 2020 il proprio domicilio digitale che sarà obbligatorio comunicare al Registro delle imprese se non lo si è già fatto.

Ripercorriamo le tappe

La PEC è la posta elettronica certificata con valore legale, introdotta in Italia con il Dpr n.68 “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n.3” che ha sostituito la vecchia raccomandata con ricevuta di ritorno a favore di un prodotto #paperfree.

Già dal 2013 si è disposto che tutte le comunicazioni tra imprese e pubblica amministrazione dovessero avvenire attraverso indirizzi di posta certificata e non più con comunicazioni in forma cartacea.

Perché questa scelta?

La PEC oltre a essere un mezzo più veloce rispetto alla tradizionale raccomandata a/r ci permette di avere garanzia di consegna e certezza del contenuto, che non può essere modificato.

La novità dal 1° ottobre

Tutte le aziende costituite in forma societaria e le PA erano state già obbligate ad avere un indirizzo PEC, ma la novità consiste nell’introduzione delle “convincenti” sanzioni introdotte con il dl Semplificazioni per la mancata comunicazione al Registro delle Imprese.

Dunque, oltre alla sospensione dell’invio di pratiche telematiche, le imprese senza domicilio digitale potranno essere sanzionate, e si procederà all’assegnazione di un domicilio digitale d’ufficio da parte della Camera di Commercio.

Le PEC e i processi documentali

Per fornire soluzioni integrate, l’uso del canale PEC e delle email aziendali deve legarsi a sistemi di protocollazione informatica e conservazione digitale a norma.

Il dl Semplificazioni che ha introdotto l’obbligatorietà delle PEC insieme alle nuove Linee Guida AgID sottolinea sempre più l’importanza dell’introduzione dei processi digitali di gestione documentale per le imprese e introduce con forza il concetto di Conservazione digitale a norma che ha lo scopo di sigillare la validità nel tempo del documento digitale, quali sono anche le PEC. (articolo consigliato: Conservazione PEC: quando è obbligatorio?)

Dunque, non possiamo pensare all’introduzione di sistemi di comunicazione e strumenti lavorativi digitali senza predisporci ad un cambiamento nell’organizzazione aziendale. Un cambiamento che bisogna affrontare per ottimizzare i processi lavorativi sui vari livelli, semplificando i flussi autorizzativi e approvativi nell’ottica dell’efficienza.