Quando parliamo di gestione digitale e dematerializzazione dei documenti, facciamo riferimento ad una riorganizzazione dei processi.

Abbiamo bisogno di ripensare i processi del pubblico e del privato in chiave digitale, definendo nuovi modelli organizzativi di gestione informatica delle informazioni.

Il 12 agosto la carta doveva sparire dagli uffici pubblici, ma la scadenza  relativa alle Regole tecniche in materia di formazione di documenti informatici, che obbligava le pubbliche amministrazioni alla digitalizzazione dei documenti in entrata ed in uscita e alla gestione completamente in digitale dell’intero ciclo di vita del documento, è stata rimandata.

I pubblici uffici avranno tirato un respiro di sollievo, dato l’evidente ritardo. In realtà si tratta solo di uno slittamento al 12 dicembre 2016 (e speriamo non oltre).

Facciamo un po’ di chiarezza. L’obbligo deriva dall’art.40 D.Lgs 82/2005 CAD, e dal Decreto del consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014 e successive modifiche ed integrazioni.

Si tratta di una riforma radicale e necessaria per la digitalizzazione dei documenti che non può essere ulteriormente rimandata. Vediamone gli aspetti più rilevanti:

• Il documento stampato non potrà essere più considerato un documento originale, e la firma autografa sarà sostituita dalla firma digitale.
• I documenti , fascicoli e registri saranno formati esclusivamente in modalità digitale, per una gestione completamente dematerializzata dei processi, che prevede la conservazione digitale dei documenti amministrativi, al fine di garantirne l’immodificabilità, staticità, autenticità, leggibilità.
• Cambia il modo di lavorare degli addetti delle pubbliche amministrazioni. I registri cartacei vengono aboliti e l’amministrazione dovrà adottare un metodo di classificazione riconosciuto dei documenti prodotti o acquisiti. Sin da subito, la digitalizzazione dei documenti si collega con fascicolo e relativo procedimento, rendendo più agevole il reperimento delle informazioni, favorendo una efficiente organizzazione amministrativa e l’indicizzazione dei documenti. Questo significherà per cittadini ed imprese un accesso più facile alla documentazione che gli riguarda.
• Nessuna sanzione diretta per chi non si adegua. Ma se la norma entrerà effettivamente in vigore come previsto, per il 12 dicembre, continuare a produrre documenti in forma originale cartacea, esporrà le amministrazioni a contestazioni sulla legittimità degli atti, poiché la norma a cui fa seguito l’obbligo, individua dei requisiti di forma specifici per i documenti delle pubbliche amministrazioni.

Per mettersi in regola, le amministrazioni devono dotarsi di programmi per la gestione dei processi documentali e non solo per la digitalizzazione dei documenti. Puoi approfondire le caratteristiche dei gestionali di ultima generazione, pensati per rispettare le ultime norme vigenti in materia di dematerializzazione e gestione documentale, richiedendo una prova gratuita di mDM Document Management.