Il 12 Gennaio 2015 in Gazzetta Ufficiale, sono state finalmente pubblicate le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. (15A00107) (GU Serie Generale n.8 del 12-1-2015). Puoi consultare il testo integrale da qui.

Si parla di sistema di sicurezza documentale digitale. A definire le linee guida per la formazione del documento digitale, l’articolo 3 del decreto:

1. Il documento informatico e’ formato mediante una delle seguenti principali modalita’:
2. a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;
3. b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della  copia  per  immagine  su supporto informatico di un documento  analogico,  acquisizione  della copia informatica di un documento analogico;
4. c) registrazione informatica delle  informazioni  risultanti  da transazioni o processi informatici o dalla  presentazione  telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
5. d) generazione o raggruppamento anche in via  automatica  di  un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o piu’ basi dati, anche  appartenenti  a  piu’  soggetti  interoperanti,  secondo   una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
6. Il  documento   informatico   assume   la   caratteristica   di immodificabilita’ se formato in modo che forma e contenuto non  siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita  la staticita’ nella fase di conservazione.
7. Il  documento  informatico,  identificato  in  modo  univoco  e persistente, e’ memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti o di conservazione la cui tenuta puo’ anche essere delegata a terzi.
8. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1, lettera a), le caratteristiche di immodificabilita’ e  di  integrita’ sono determinate da una o piu’ delle seguenti operazioni:
9. a) la  sottoscrizione  con  firma  digitale  ovvero  con   firma elettronica qualificata;
10. b) l’apposizione di una validazione temporale;
11. c) il trasferimento  a  soggetti  terzi  con  posta  elettronica certificata con ricevuta completa;
12. d) la memorizzazione su  sistemi  di  gestione  documentale  che adottino idonee politiche di sicurezza;
13. e) il versamento ad un sistema di conservazione.
14. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1, lettera b), le caratteristiche di immodificabilita’ e  di  integrita’ sono determinate dall’operazione di memorizzazione in un  sistema  di gestione informatica dei documenti che  garantisca  l’inalterabilita’ del documento o in un sistema di conservazione.
15. Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1, lettere c)  e  d),  le  caratteristiche  di  immodificabilita’  e  di integrita’  sono   determinate   dall’operazione   di   registrazione dell’esito della medesima operazione e  dall’applicazione  di  misure per la protezione  dell’integrita’  delle  basi  di  dati  e  per  la produzione  e  conservazione  dei  log  di  sistema,  ovvero  con  la produzione di una estrazione statica  dei  dati  e  il  trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.
16. Laddove   non   sia   presente,   al   documento   informatico immodificabile e’ associato un riferimento temporale.
17. L’evidenza informatica corrispondente al documento  informatico immodificabile e’ prodotta in uno dei formati contenuti nell’allegato 2 del presente decreto in modo  da  assicurare  l’indipendenza  dalle piattaforme tecnologiche, l’interoperabilita’ tra sistemi informatici e  la  durata  nel  tempo  dei  dati  in  termini  di  accesso  e  di leggibilita’. Formati diversi possono essere scelti nei casi  in  cui la natura del documento  informatico  lo  richieda  per  un  utilizzo specifico nel suo contesto tipico.
18. Al documento informatico  immodificabile  vengono  associati  i metadati che sono stati generati durante la sua formazione. L’insieme minimo dei  metadati,  come  definiti  nell’allegato  5  al  presente decreto, e’ costituito da:
19. a) l’identificativo univoco e persistente;
20. b) il riferimento temporale di cui al comma 7;
21. c) l’oggetto;
22. d) il soggetto che ha formato il documento;
23. e) l’eventuale destinatario;
24. f) l’impronta del documento informatico.

Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto e delle necessita’ gestionali e conservative.

Siamo alle porte di una reale trasformazione, che rivede la materia di conservazione dei documenti in ottica digitale, come unica via verso il rispetto delle norme vincenti e come opportunità per alimentare il processo di innovazione, che porterà alla crescita del Paese, migliorando i processi interni ed esterni delle sue aziende.