L’11 Ottobre 2015 è il termine entro cui le Pubbliche Amministrazioni si dovranno adeguare a quanto previsto dal DPCM 3 dicembre 2013, recante “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis, 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”, sostitutive di quelle previste con il DPCM 31 ottobre 2000. Le Pubbliche Amministrazioni dovranno attivare processi interamente digitali, garantire la conservazione digitale dei propri atti e dei propri documenti informatici.

Secondo le recenti disposizioni di legge, la parte di conservazione digitale del registro di protocollo dovrà essere trasmessa entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto. Quindi il sistema di conservazione digitale dovrà essere integrato con il sistema di protocollo, ma non è l’unica caratteristica che dovrà avere il protocollo informatico.

Il Protocollo informatico deve prevedere:

• La gestione degli accessi dell’utente al sistema di protocollo avviene in modo univoco ed autentico.
• Sistema di gestione e conservazione dei Log di Sistema.
• Ogni operazione eseguita sui singoli protocolli (autore – data – proprietà modificate) deve essere tracciata attraverso una cronologia immodificabile dei documenti protocollati.
• Modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo che garantiscono l’immodificabilità.
• Il sistema di protocollo deve poter comunicare con il servizio di conservazione.
• Rispetta le norme di sicurezza e privacy rispetto a documenti ed utenti.
• Nella segnatura di protocollo è presente il codice identificativo della PA – della AOO – del registro o dei registri – la data di protocollo e il progressivo.
• Il sistema di protocollo è in grado di gestire gli oggetti PEC e mandarli in conservazione.
• Le PEC possono essere associate a un registro di protocollo per la protocollazione dei messaggi ricevuti e spediti.
• Per ogni registrazione di protocollo è calcolata e memorizzata l’impronta in SHA256 del documento.
• I dati relativi alla segnatura di protocollo sono associati al documento in un file XML.
• Nella segnatura di protocollo in entrata è presente oggetto mittente destinatario.
• Nella segnatura di protocollo in uscita è possibile includere anche un’indicazione della persona o ufficio destinatario-indice di classificazione-identificazione allegati-informazioni sul procedimento.
• Supporta l’interoperabilità tra sistemi di protocollazione.
• Supporta la gestione di diverse tipologie documentali, anche in casi specifici
• creazione del documento digitale, e la sua condivisione interna ed esterna
• possibilità di definire i metadati utilizzati in relazione ad ogni tipologia di documento a cui sono associati
• Gestire lo smistamento e assegnazione dei documenti alle AOO
• Gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti, correlati da metadati associati.
• Assegnazione delle attività di registrazione di protocollo, organizzazione e tenuta dei documenti nell’AOO.
• Gestione dei documenti non soggetti a protocollazione e dei documenti soggetti a registrazione particolare.
• Sistema di classificazione che integra informazioni di aggiornamento, tempi, criteri e regole di selezione e conservazione e riferimenti alle procedure di scarto.

Le nuove regole tecniche per il sistema di protocollo informatico prevedono la nomina del Responsabile della Gestione documentale. Nel caso si tratti di Enti con più aree organizzative omogenee (AOO), dovrà essere individuato anche un Coordinatore della gestione documentale che sovrintenda ai Responsabili di ogni singola area, al fine di garantire una gestione documentale omogenea e coerente all’interno dello stesso ente, e garantire la comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee.