Responsabile della Conservazione digitale dei documenti

Quando parliamo di conservazione digitale dei documenti, obbligatoria per le fatture elettroniche, intendiamo quel procedimento che permette di dare valore legale nel tempo ad un documento elettronico o ad un documento cartaceo digitalizzato.

Nel momento in cui la conservazione riguarda un documento prodotto in formato cartaceo, parliamo di conservazione sostitutiva, che equivale alla sostituzione del documento analogico in documento in formato digitale, che attraverso la firma digitale, e il riferimento temporale, acquisisce validità legale, rendendo il documento statico e non modificabile.

In base all’art.4 della deliberazione del CNIPA n. 11/2004, il processo di conservazione si conclude nel momento in cui viene posta la firma digitale e il riferimento temporale, da parte del Responsabile della Conservazione, la cui funzione è proprio quella di convalidare il processo di conservazione e, quindi, di verificare la conformità del documento, digitalizzato e conservato.

Quando abbiamo un documento prodotto direttamente in formato elettronico, il passaggio per la conservazione digitale del documento risulterà più breve, essendo già dematerializzato per origine. E così come avviene in conservazione sostitutiva, al fine di garantire validità legale, devono essere comunque rispettati i parametri tecnici fissati dal CNIPA, e apposto il riferimento temporale e la firma digitale dal Responsabile della Conservazione.

Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva è colui che prende in carico il processo di conservazione e l’esibizione della documentazione che si è deciso di conservare a norma. Egli, dunque, ha il compito principale di attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione apponendo, quasi come se fosse un sigillo, la propria firma digitale e un riferimento temporale al documento conservato.

Il responsabile, inoltre, decide il modello organizzativo da adottare all’interno dell’azienda o della pa, secondo procedure di tracciabilità, ed è responsabile di tutte le attività di conservazione diventando garante della corretta tenuta dell’archivio secondo principi documentati di sicurezza.

Risulta evidente che, nella conservazione digitale del documento, abbiamo bisogno di nominare necessariamente un Responsabile della Conservazione, con competenze sia di natura normativa che di natura tecnico/organizzativa. La nomina, può ricadere all’interno dell’azienda stessa, oppure all’esterno (in questo caso le PA sono obbligate a scegliere il responsabile della conservazione, solo tra gli enti accreditati indicati sul sito AgID). Nominato il responsabile, sarà una sua facoltà delegare parte dei suoi compiti/responsabilità ad altri soggetti esterni, così come espressamente previsto dalla Deliberazione del CNIPA 11/200422.

Facciamo ora riferimento alla Deliberazione CNIPA n. 11/2004 dedica al responsabile della conservazione l’intero art. 5, attribuendogli precisi compiti e specifiche responsabilità.

“il Responsabile del procedimento di Conservazione Sostitutiva:

a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato;
b) archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:

  • descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti;
  • estremi identificativi del responsabile della conservazione;
  • estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
  • indicazione delle copie di sicurezza.

c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;
d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale;
h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti”. Sulla base di quanto disposto dalla normativa, i compiti del responsabile della conservazione possono essere sintetizzati in:

  • compiti organizzativi, ovvero definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, definire il manuale operativo della conservazione, partecipare a incontri e seminari formativi dedicati alle procedure di conservazione sostitutiva, definire le procedure informatiche, organizzative e di sicurezza inerenti al processo di conservazione, etc.;
  • compiti di registrazione, ovvero garantire la corretta archiviazione delle informazioni caratterizzanti ciascun supporto di memorizzazione, assicurandone la disponibilità in caso di richiesta, descrivere in dettaglio le attività del processo di conservazione (gestione ordinaria, gestione delle anomalie, ispezioni e verifiche), i documenti conservati, le figure coinvolte (ruoli, deleghe, responsabilità, formazione) e gli strumenti utilizzati, etc.;
  • compiti di manutenzione e controllo, ovvero effettuare specifici controlli sui sistemi software e sui supporti hardware utilizzati per la conservazione, conservare in archivio le differenti versioni e release dei programmi adottati per la conservazione a norma, aggiornare il certificato di firma, verificare la validità della marca temporale, verificare periodicamente la leggibilità dei documenti, provvedendone se necessario al riversamento, etc.;
  • compiti operativi, ovvero supervisionare l’intero processo di archiviazione e conservazione sostitutiva, verificare la effettiva leggibilità dei documenti prima dell’apposizione della firma digitale e della marca temporale e la leggibilità dei supporti contenenti i documenti alla fine del processo di conservazione, ossia prima della loro archiviazione in luogo sicuro, redigere il manuale operativo della conservazione, etc.;
  • compiti per la protezione dei dati e delle procedure informatiche, ovvero garantire tutte le misure necessarie per la sicurezza fisica, logica e ambientale dei dati e del sistema preposto alla loro conservazione (comprensivo della copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione), garantire la tutela della privacy attraverso un trattamento a norma di dati e informazioni personali, etc.;
  • compiti di assistenza/ispezione, ovvero garantire l’adeguato supporto ai vari delegati che svolgono le attività di conservazione, ispezionare i luoghi in cui vengono eseguite le attività di registrazione delle informazioni digitali e di conservazione a garanzia della validità giuridica e fiscale del processo, per non incorrere nelle sanzioni previste per mancata osservanza, etc.;
  • compiti di natura fiscale (o relativi alla specifica tipologia di documenti da conservare) ovvero fornire l’assistenza in tutti i casi in cui sia necessario il suo intervento, sia per la verifica – a campione – della validità dei supporti, sia per eventuali aggiornamenti riguardanti la normativa fiscale e giuridica rilevante, sia nel caso di controlli da parte delle autorità di vigilanza.

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