11 ottobre 2015, scadrà il termine per l’adeguamento al DPCM 3 dicembre 2013, che ha introdotto la figura del Responsabile della gestione documentale, e contiene le Regole tecniche in materia di protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale.
Il Responsabile della Gestione Documentale è una delle figure professionali chiave nel processo di gestione documentale introdotte dal DPCM 3 dicembre 2014. Viene nominato all’interno della Pubblica Amministrazione, e nel caso si tratti di Enti con più aree organizzative omogenee (AOO), dovrà essere individuato anche un Coordinatore della gestione documentale che sovrintenda ai Responsabili di ogni singola area, al fine di garantire una gestione documentale omogenea e coerente all’interno dello stesso ente, e garantire la comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee.
Il Responsabile della Gestione Documentale, in sinergia con il Responsabile della conservazione e il Responsabile della privacy, dovrà redigere e vigilare sull’applicazione del Manuale di gestione, che andrà ad integrarsi al Manuale del Responsabile della Conservazione Digitale.
Il Manuale di gestione dei documenti è un documento che diventa sempre più il punto di riferimento tecnico per tutti i responsabili, gli operativi e i tecnici della PA che si occupano di gestione documentale e di procedimenti amministrativi, inoltre, è obbligatorio renderlo disponibile per i cittadini tramite la sua pubblicazione sul sito istituzionale dell’Amministrazione, secondo il D.Lgs n.33/2013
Le nuove regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti digitali, nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, contengono:
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[…] nuove norme prevedono la nomina di un Responsabile della Gestione documentale per ciascuna AOO ed un suo vice in caso di assenza; la nomina di un Coordinatore della gestione […]