11 ottobre 2015, scadrà il termine per l’adeguamento al DPCM 3 dicembre 2013, che ha introdotto la figura del Responsabile della gestione documentale, e contiene le Regole tecniche in materia di protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale.

Il Responsabile della Gestione Documentale è una delle figure professionali chiave nel processo di gestione documentale introdotte dal DPCM 3 dicembre 2014. Viene nominato all’interno della Pubblica Amministrazione, e nel caso si tratti di Enti con più aree organizzative omogenee (AOO), dovrà essere individuato anche un Coordinatore della gestione documentale che sovrintenda ai Responsabili di ogni singola area, al fine di garantire una gestione documentale omogenea e coerente all’interno dello stesso ente, e garantire la comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee.

Il Responsabile della Gestione Documentale, in sinergia con il Responsabile della conservazione e il Responsabile della privacy, dovrà redigere e vigilare sull’applicazione del Manuale di gestione, che andrà ad integrarsi al Manuale del Responsabile della Conservazione Digitale.

Il Manuale di gestione dei documenti è un documento che diventa sempre più il punto di riferimento tecnico per tutti i responsabili, gli operativi e i tecnici della PA che si occupano di gestione documentale e di procedimenti amministrativi, inoltre,  è obbligatorio renderlo disponibile per i cittadini tramite la sua pubblicazione sul sito istituzionale dell’Amministrazione, secondo il D.Lgs n.33/2013

Le nuove regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti digitali, nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, contengono:

• La pianificazione, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate all’eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal testo unico;
• Il piano di sicurezza dei documenti informatici relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici;
• Le modalità di utilizzo di strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici, ai sensi dell’art. 40, comma 1, del CAD, e per lo scambio degli stessi all’interno e all’esterno dell’area organizzativa omogenea, ivi comprese le caselle di posta elettronica, anche certificata, utilizzate;
• La descrizione di eventuali ulteriori formati utilizzati per la formazione del documento informatico in relazione a specifici contesti operativi esplicitati e motivati;
• L’insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a registrazione particolare e gli eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi, definiti, per ogni tipologia di documento, nell’ambito del contesto a cui esso si riferisce;
• La descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione;
• L’indicazione delle regole di smistamento e assegnazione dei documenti ricevuti, con la specifica dei criteri per l’ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa amministrazione o verso altre amministrazioni;
• Le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e delle aggregazioni documentali informatiche con l’insieme minimo dei metadati a essi associati;
• L’indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all’interno dell’area organizzativa omogenea;
• L’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo e l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare;
• I registri particolari definiti per il trattamento di registrazioni informatiche, anche associati ad aree organizzative omogenee definite dall’amministrazione sull’intera struttura organizzativa, e gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti;
• Il sistema di classificazione, con l’indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, con riferimento alle procedure di scarto;
• Le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico e, in particolare, l’indicazione delle soluzioni tecnologiche e organizzative adottate per garantire l’immodificabilità della registrazione di protocollo, la contemporaneità della stessa con l’operazione di segnatura, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione;
• La descrizione funzionale e operativa del componente “sistema di protocollo informatico” del sistema di gestione informatica dei documenti, con particolare riferimento alle modalità di utilizzo;
• I criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali e le modalità di utilizzo del registro di emergenza ai sensi dell’art. 63 del testo unico, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente.