L’11 ottobre, come annunciato, è scaduto il termine di 18 mesi concesso alle Pubbliche Amministrazioni per adeguarsi alle regole tecniche per il protocollo informatico previste dal DPCM del 3 dicembre 2013, in attuazione del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005.

Cosa prevede la norma dall’11 ottobre?

L’entrata in vigore del DPCM 3 dicembre 2013, detta le regole tecniche per la gestione informatizzata della Pubblica Amministrazione:

• Individuare le AOO e gli uffici di riferimento;
• Nominare un Responsabile di Gestione documentale in ogni AOO, ed un suo vice in caso di assenza;
• Nominare un Coordinatore della gestione documentale per le amministrazioni con più AOO;
• Adottare il manuale di gestione;
• Definire i tempi, le modalità, e le misure organizzative finalizzate all’eliminazione di tutti i protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal DPR 445/2000;
• Ai fini della sicurezza del Sistema di protocollo, introduce l’obbligo di invio in conservazione del Registro giornaliero di protocollo, per garantire l’immodificabilità del contenuto.

Entro quando bisogna inviare il registro di protocollo giornaliero?

Il sistema di gestione documentale deve consentire la produzione e l’invio del registro giornaliero di protocollo al sistema di conservazione entro la giornata lavorativa successiva a quella della sua produzione, garantendone l’immodificabilità del contenuto.

Quali sono le modalità per inviare il registro di protocollo in conservazione?

Il registro giornaliero di protocollo informatico può essere inviato in maniera automatica, attraverso web service, che mette in comunicazione il sistema di protocollo con il sistema di conservazione.

Il registro di protocollo giornaliero va firmato digitalmente?

Il registro di protocollo non prevede la firma digitale. A garantirne la provenienza, l’autenticità e immodificabilità del documento, ai sensi dell’art.3 del DPCM 13 novembre 2014 (regole tecniche sulla formazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni), è la staticità stessa del documento e il trasferimento in conservazione.

Quali sono i metadati minimi da associare al documento informatico?

Ogni documento dovrà avere dei metadati, ovvero informazioni utili ad identificarlo e a descriverne contesto, contenuto e struttura:

Id univoco, data di chiusura del registro di protocollo, emittente, destinatario, impronta del documento informatico, codice IPA, denominazione amministrazione, AOO, Responsabile di gestione, oggetto obbligatorio, codice registro, numero progressivo del registro, anno, numero e data della prima e dell’ultima registrazione effettuata.

Ulteriori metadati che possono essere individuati dall’amministrazione, per tipologia di documenti, devono essere riportati nel manuale di gestione.

Quali documenti sono soggetti a registrazione di protocollo?

i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione, tutti i documenti informatici, le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica e dalle PEC, le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica.

Quali sono le sanzioni previste, se le amministrazioni non rispettano le nuove disposizioni di legge?

Le disposizioni sanzionarie non sono ancora state definite, ma la non osservanza di tali obblighi, potrà in giudizio portare una diversa valutazione dei registri non inviati in conservazione, ed essere valutati come non aventi le stesse caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità che il sistema previsto conferisce al documento.

Come scegliere il software di protocollo informatico conforme alla norma sulla gestione documentale e conservazione sostitutiva?

Il sistema di protocollo di una Pubblica Amministrazione deve essere conforme al DPR 445/2000 (“Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”) e alle regole tecniche contenute nel DPCM del 3 dicembre 2013.

mDM per la gestione documentale e la gestione del protocollo informatico è perfettamente in linea con la norma in vigore e si integra perfettamente nei flussi organizzativi ed amministrativi degli enti, implementando funzioni avanzate che rendono più efficienti le amministrazioni e migliorano la trasparenza attraverso l’eliminazione o la riduzione dei registri cartacei, e la razionalizzazione dei flussi documentali.

Di cosa hanno bisogno le amministrazioni?

I cambiamenti che hanno investito la pubblica amministrazione negli ultimi anni, hanno fatto emergere la necessità di riorganizzare i processi interni e le aree amministrative nel rispetto delle nuove disposizioni di legge, attraverso processi digitali.

La gestione documentale e il sistema di protocollo informatico mDM, permette di gestire le AOO e l’intero flusso documentale in un’unica soluzione, con una gestione modulare ed integrata che si presenta facile nell’utilizzo grazie ad un’interfaccia semplice ed intuitiva.

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