L’11 ottobre, come annunciato, è scaduto il termine di 18 mesi concesso alle Pubbliche Amministrazioni per adeguarsi alle regole tecniche per il protocollo informatico previste dal DPCM del 3 dicembre 2013, in attuazione del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005.
L’entrata in vigore del DPCM 3 dicembre 2013, detta le regole tecniche per la gestione informatizzata della Pubblica Amministrazione:
Il sistema di gestione documentale deve consentire la produzione e l’invio del registro giornaliero di protocollo al sistema di conservazione entro la giornata lavorativa successiva a quella della sua produzione, garantendone l’immodificabilità del contenuto.
Il registro giornaliero di protocollo informatico può essere inviato in maniera automatica, attraverso web service, che mette in comunicazione il sistema di protocollo con il sistema di conservazione.
Il registro di protocollo non prevede la firma digitale. A garantirne la provenienza, l’autenticità e immodificabilità del documento, ai sensi dell’art.3 del DPCM 13 novembre 2014 (regole tecniche sulla formazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni), è la staticità stessa del documento e il trasferimento in conservazione.
Ogni documento dovrà avere dei metadati, ovvero informazioni utili ad identificarlo e a descriverne contesto, contenuto e struttura:
Id univoco, data di chiusura del registro di protocollo, emittente, destinatario, impronta del documento informatico, codice IPA, denominazione amministrazione, AOO, Responsabile di gestione, oggetto obbligatorio, codice registro, numero progressivo del registro, anno, numero e data della prima e dell’ultima registrazione effettuata.
Ulteriori metadati che possono essere individuati dall’amministrazione, per tipologia di documenti, devono essere riportati nel manuale di gestione.
i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione, tutti i documenti informatici, le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica e dalle PEC, le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica.
Le disposizioni sanzionarie non sono ancora state definite, ma la non osservanza di tali obblighi, potrà in giudizio portare una diversa valutazione dei registri non inviati in conservazione, ed essere valutati come non aventi le stesse caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità che il sistema previsto conferisce al documento.
Il sistema di protocollo di una Pubblica Amministrazione deve essere conforme al DPR 445/2000 (“Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”) e alle regole tecniche contenute nel DPCM del 3 dicembre 2013.
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