Solitamente l’enorme quantità di documenti presenti all’interno delle organizzazione pubbliche e private segue un lungo processo prima di arrivare a compimento.

Per la semplificazione di questi processi che siamo abituati a svolgere attraverso documenti cartacei, l’Information Tecnology ha permesso di implementare sistemi di digitalizzazione dei flussi di lavoro o workflow management attraverso la condivisione dell’informazione e la gestione di un flusso di comunicazione che mette in contatto i soggetti che si occuperanno della gestione di quel processo documentale specifico per la realizzazione del file finale.

Il software MDM integra tra le sue funzioni il sistema workflow management,  in grado di coordinare tutte le operazioni che riguardano l’elaborazione e la comunicazione dei documenti prodotti attraverso iter digitali, in maniera più efficace ed efficiente rispetto alla gestione cartacea tradizionale.

Si tratta di uno strumento di lavoro che porta all’automazione di tutto il ciclo di vita del documento con una azione di controllo costante durante tutto il processo di realizzazione e archiviazione digitale tenendo traccia di ogni flusso eseguito dal documento.

Il Workflow management permette di creare modelli di gestione informatica del flusso lavorativo definendo ruoli e tempi di elaborazione, favorendo la collaborazione di un gruppo di lavoro da svolgere secondo un modello processuale che porta al raggiungimento di un obiettivo comune.

Grazie al nuovo modello di lavoro si riducono i costi di gestione, i tempi e l’efficienza dei flussi di lavoro che vengono condivisi in tempo reale e archiviati in digitale sostituendo la conservazione cartacea, in conformità alle leggi vigenti in materia di conservazione sostitutiva.