Banca Popolare Pugliese

ESIGENZE DEL CLIENTE

BPP ha tra le sue principali esigenze la gestione collaborativa ed integrata delle circolari, la redazione facile ed intuitiva delle stesse e la riduzione dell’uso delle e-mail per lo scambio di informazioni.
La società avverte poi il bisogno di centralizzare il know-how, di archiviare documenti personali e condivisi in un unico repository aziendale, di ricercare e reperire immediatamente le informazioni e i contenuti desiderati.
Avendo una struttura organizzativa complessa e dislocata, BPP ha l’esigenza di notificare e gestire le convocazioni del CdA con semplicità e immediatezza, di amministrare il proprio registro di protocollo in maniera univoca, protocollando, archiviando, assegnando i documenti da più postazioni e gestire i diversi account E-Mail/PEC con assoluta efficienza.
Ha inoltre la necessità di migrare tutti i documenti precedentemente protocollati dal vecchio al nuovo sistema, in maniera automatica e senza interruzione di servizio con il minor dispendio possibile in termini di risorse e tempo.

SOLUZIONE

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Con l’adozione di mDM ed una serie di customizzazioni avanzate è stata fornita a BPP una soluzione in grado di garantire modularità, interoperabilità, estendibilità e scalabilità nei seguenti servizi:

  • Protocollo: Gestione del Protocollo informatico a norma, registrazione, assegnazione, annullamento e riclassificazione protocollo; gestione del Titolario e scansione diretta dei documenti da scanner;
  • Gestione circolari: il team collabora attivamente nella stesura delle circolari utilizzando le nuove funzioni sociali quali aggiornamento di stato, flussi di attività. Tagging, ricerca, etc;
  • Migrazione dal vecchio sistema di protocollo: Migrazione automatica e on-demand dei documenti dal vecchio al nuovo sistema di protocollo ogni volta che viene effettuata una ricerca sul vecchio sistema;
  • Convocazioni CdA: il processo di convocazione dei CdA. della redazione dei verbale e dell’archiviazione degli stessi è stato automatizzato permettendo un risparmio in termini di tempi e risorse;
  • Ricerca: Consultazione immediata e veloce dei documenti condivisi e archiviati;
  • Versioning automatico: Tracciabilità delle diverse versioni di una circolare;
  • Integrazione con MS Office e OpenOffice : le circolari possono essere redatte direttamente dagli strumenti di Office automation in modalità editing check-in/check-out;
  • Notifiche: I dipendenti ricevono aggiornamenti in tempo reale su nuove circolari o commenti tramite Feed RSS, e-mail o Web;
  • Dashboard: gli utenti della intranet, tramite semplici cruscotti, visualizzano le informazioni sulle ultime circolari inserite, gli ultimi e più importanti commenti e attività;
  • Autorizzazioni: è possibile fornire a particolari utenti o gruppi l’accesso in lettura e scrittura delle circolari;
  • PEC: Gestione automatizzata della ricezione, archiviazione e protocollazione delle email PEC e non.

RISULTATI

  • Continuità di servizio nel passaggio al nuovo sistema di protocollazione;
  • Migliore efficienza nei processi di consultazione e redazione delle circolari;
  • Velocizzazione dell’attività di convocazione dei CdA e di gestione dei relativi verbali;
  • Maggiore fruibilità nella gestione dei documenti;
  • Semplicità e immediatezza nella ricerca di informazioni;
  • Maggiore trasparenza e controllo sui processi;
  • Completa sicurezza dei dati e dei documenti;
  • Riduzione dell’utilizzo di carta e dei costi di stampa;
  • Riduzione tempi di lavoro e minore impiego di risorse;
  • Risposta al cliente immediata e precisa.