ESIGENZE DEL CLIENTE
BPP ha tra le sue principali esigenze la gestione collaborativa ed integrata delle circolari, la redazione facile ed intuitiva delle stesse e la riduzione dell’uso delle e-mail per lo scambio di informazioni.
La società avverte poi il bisogno di centralizzare il know-how, di archiviare documenti personali e condivisi in un unico repository aziendale, di ricercare e reperire immediatamente le informazioni e i contenuti desiderati.
Avendo una struttura organizzativa complessa e dislocata, BPP ha l’esigenza di notificare e gestire le convocazioni del CdA con semplicità e immediatezza, di amministrare il proprio registro di protocollo in maniera univoca, protocollando, archiviando, assegnando i documenti da più postazioni e gestire i diversi account E-Mail/PEC con assoluta efficienza.
Ha inoltre la necessità di migrare tutti i documenti precedentemente protocollati dal vecchio al nuovo sistema, in maniera automatica e senza interruzione di servizio con il minor dispendio possibile in termini di risorse e tempo.
SOLUZIONE
Con l’adozione di mDM ed una serie di customizzazioni avanzate è stata fornita a BPP una soluzione in grado di garantire modularità, interoperabilità, estendibilità e scalabilità nei seguenti servizi:
- Protocollo: Gestione del Protocollo informatico a norma, registrazione, assegnazione, annullamento e riclassificazione protocollo; gestione del Titolario e scansione diretta dei documenti da scanner;
- Gestione circolari: il team collabora attivamente nella stesura delle circolari utilizzando le nuove funzioni sociali quali aggiornamento di stato, flussi di attività. Tagging, ricerca, etc;
- Migrazione dal vecchio sistema di protocollo: Migrazione automatica e on-demand dei documenti dal vecchio al nuovo sistema di protocollo ogni volta che viene effettuata una ricerca sul vecchio sistema;
- Convocazioni CdA: il processo di convocazione dei CdA. della redazione dei verbale e dell’archiviazione degli stessi è stato automatizzato permettendo un risparmio in termini di tempi e risorse;
- Ricerca: Consultazione immediata e veloce dei documenti condivisi e archiviati;
- Versioning automatico: Tracciabilità delle diverse versioni di una circolare;
- Integrazione con MS Office e OpenOffice : le circolari possono essere redatte direttamente dagli strumenti di Office automation in modalità editing check-in/check-out;
- Notifiche: I dipendenti ricevono aggiornamenti in tempo reale su nuove circolari o commenti tramite Feed RSS, e-mail o Web;
- Dashboard: gli utenti della intranet, tramite semplici cruscotti, visualizzano le informazioni sulle ultime circolari inserite, gli ultimi e più importanti commenti e attività;
- Autorizzazioni: è possibile fornire a particolari utenti o gruppi l’accesso in lettura e scrittura delle circolari;
- PEC: Gestione automatizzata della ricezione, archiviazione e protocollazione delle email PEC e non.
RISULTATI
- Continuità di servizio nel passaggio al nuovo sistema di protocollazione;
- Migliore efficienza nei processi di consultazione e redazione delle circolari;
- Velocizzazione dell’attività di convocazione dei CdA e di gestione dei relativi verbali;
- Maggiore fruibilità nella gestione dei documenti;
- Semplicità e immediatezza nella ricerca di informazioni;
- Maggiore trasparenza e controllo sui processi;
- Completa sicurezza dei dati e dei documenti;
- Riduzione dell’utilizzo di carta e dei costi di stampa;
- Riduzione tempi di lavoro e minore impiego di risorse;
- Risposta al cliente immediata e precisa.
