Cellnex Italia

Operatore indipendente di infrastrutture per telecomunicazioni wireless di radiodiffusione in Italia.

Con il suo portafoglio di torri, equamente  e capillarmente diffuso sul territorio italiano, rappresenta un alto valore strategico per le telecomunicazioni mobile in genere e per lo sviluppo della rete Internet ultra-veloce.

ESIGENZE DEL CLIENTE

Cellnex ha la necessità di gestire digitalmente tutto il flusso documentale e gestire tutto lo storico della documentazione legata ai siti delle antenne telefoniche installate sul territorio nazionale, oltre al flusso telematico delle bollette.

  • Gestione Documentale
  • Smart site binder management
  • Monitoring siti
  • Portale Fornitori
  • Gestione Fatture passive (Landlord)
  • Gestione Verbale inizio condivisione

SOLUZIONE

Gestione Archivio digitale

Permette di:

  • Gestire digitalmente tutto il flusso documentale
  • Gestire tutto lo storico della documentazione legata ai siti delle antenne telefoniche installate sul territorio nazionale
  • Gestire il flusso telematico delle bollette.

Protocollo e Pec Manager

Cellnex Italia gestisce email e PEC sul sistema di gestione documentale MDM attraverso il modulo  PEC Manager. Si tratta di una soluzione unificata che si integra con le altre funzioni di processo presenti su MDM e permette di:

  • Impostare la visibilità delle mail/PEC a utenti o UO
  • Richiamare le funzioni di protocollazion
  • Richiamare le funzioni di archiviazione e conservazione

Fatture LandLord

Al fine di consentire una corretta gestione delle fatture è stata predisposta una sezione all’interno del documentale MDM denominata “Fatture Recuperate” in cui inserire i documenti ricevuti dai landlord.

Flusso di processo

Fatturazione B2B

Il sistema di gestione documentale MDM permette di gestire le fatture B2B di tutte le società appartenenti a Cellnex Italia, grazie alla configurazione MultiAOO.

L’accesso alle AOO è regolato secondo regole di ruoli e permessi definiti all’interno dell’organigramma.

La gestione delle fatture su MDM comprende:

 

  • Gestione dell’invio delle fatture elettroniche;
  • Gestione della firma digitale delle fatture;
  • Gestione delle notifiche di accettazione e rifiuto (fatture PA);
  • Gestione degli scarti;
  • Gestione della ricezione delle fatture elettroniche;
  • Invio in conservazione

Le fatture vengono importate in maniera automatica o caricate manualmente (se necessario).

Ciclo Attivo

Ciclo Passivo

VIC (Verbale di inizio Condivisione)

Il sistema MDM consente di automatizzare il processo di gestione dei “Verbali di inizio condivisioni”.

Accedendo al modulo VIC è possibile creare, modificare e visualizzare i Verbali di accettazione e Consegna Spazi, inviarli al cliente e firmarli manualmente o digitalmente.

Una volta controfirmato, il VIC viene sincronizzato automaticamente con il portale web

Flusso di processo

Smart Site Binder Management

Il sistema di gestione documentale MDM permette la gestione digitale, centralizzata e condivisa, di tutta la documentazione proveniente dai siti delle antenne telefoniche installate sul territorio nazionale.

Non si tratta solo di un repository che permette di gestire lo storico, ricercare i documenti, caricare nuova documentazione relativa ai site binder, ma è il sistema di gestione documentale che permette di gestire il documento informatico secondo le norme imposte dal CAD e inviare in conservazione digitale i documenti.

La certificazione di un sito avviene in 3 step:

Raccolta della documentazione

Validazione della documentazione

Conservazione della documentazione

Monitoring sito – DAS COLLECTOR

Sistema web per la raccolta delle segnalazioni di allarmi sui siti (house keeping)

Macrofunzionalità del sistema:

  • Login con autenticazione (username e password)
  • Visualizzazione tabellare dei siti pre-caricati
  • Visualizzazione su mappa dei siti
  • Funzionalità di ricerca sui siti
  • Visualizzazione e ricerca degli allarmi recuperati dai sistemi
  • Visualizzazione e ricerca delle misurazioni recuperate dai sistemi
  • Storico allarmi e misurazioni
  • Export allarmi attivi e ed export storico
  • Report e grafici sugli allarmi in atto per tipo, gravità, etc.

Monitoring gallerie

Sistema di gestione allarmi

Portale Fornitori

Il sistema di gestione documentale MDM si integra con il portale fornitori Cellnex Italia.

Il portale permette di gestire e ottimizzare il processo di accreditamento all’albo fornitori, gestendo la registrazione e qualificazione del fornitore e la richiesta di subappaltatori e subappalti, sottoposti a processi di validazione da parte di Cellnex Italia

Lato Utente

Una volta accreditato, il fornitore può:

  • Accedere alle comunicazioni
  • Visionare il proprio stato
  • Visionare e aggiornare la propria anagrafica
  • Caricare nuova documentazione e visionare quella presente
  • Scaricare i moduli richiesti da Cellnex e caricarli compilati e firmati
  • Gestire le proprie coordinate bancarie
  • Inviare richiesta di prequalifica dei subappaltatori
  • Gestione della documentazione per subappaltatori e relativi subappalti

Lato Backend

Lato Backend il portale viene gestito con MDM, assegnando permessi specifici a utenti che possono operare sul sistema per:

  • Visualizzare, validare, sospendere i fornitori e i subappaltatori
  • Visualizzare e valutare la documentazione inviata
  • Richiedere nuova documentazione
  • Gestire gli avvisi automatici e gli alert delle scadenze
  • Caricare nuova documentazione

RISULTATI

  • Aumento delle performance di gestione del processo di gestione VIC
  • Disponibilità del metadato sui documenti
  • Predisposizione automatica dei contratti e firma elettronica
  • Importazione e gestione dei Binder
  • Sistema di memorizzazione e condivisione documenti relativi ai siti gestiti
  • Controllo automatizzato e monitorato continuo dello status del fornitore
  • Grazie all’integrazione con il sistema di conservazione, è stato possibile eliminare completamente il cartaceo per gestire tutta la documentazione in digitale.
  • Gestione delle informazioni e dei documenti su un’unica piattaforma
  • Protocollazione in entrata, in uscita, interna
  • Protocollazione di tutta la corrispondenza tradizionale e mail/PEC
  • Implementazione nuovi processi documentali grazie alla scalabilità del sistema documentale  e all’editor dei processi
  • Gestione della consegna e presa visione delle buste paga
  • Gestione delle richieste di ferie e permessi
  • Fascicolo del personale
  • Invio e gestione dei rapportini di lavoro digitali