ESIGENZE DEL CLIENTE
Formez PA ha trasformato digitalmente i suoi processi adottando il sistema MDM, al fine di gestire l’intero ciclo di vita del documento, in ottica collaborativa, che permette all’utente di interagire facilmente con tutti gli stakeholder coinvolti nel processo documentale e di dematerializzare i procedimenti in essere, grazie ad un elevato grado di modularità funzionale
- Gestione documentale, fascicolazione e protocollo
- Gestione numerazione separata per le registrazioni di protocollo interno
- Organizzazione di utenti e uffici (UO)
- Fatturazione elettronica PA B2B
- Dematerializzazione dei processi
- Implementazione di un meccanismo di Criptaggio del documento protocollato (normativa del whistleblowing)
- Protocollazione PEC/allegati
- Invio automatico del registro di protocollo giornaliero
- Gestione di processi customizzati per la redazione di bandi
SOLUZIONE
Nello specifico, il sistema ha permesso di:
- Identificare tutti i documenti tenendo conto delle relazioni tra di loro;
- Registrare e caricare i documenti con trattamento delle immagini (acquisizione digitalizzata dei documenti cartacei);
- Utilizzare un Titolario di classificazione e un piano di fascicolazione;
- Correlare metadati per descrivere aggregazioni di documenti per descriverli, organizzarli e ricercarli;
- Organizzare i documenti, mediante il titolario, secondo una struttura ad albero a 2 o più livelli;
- Storicizzare il titolario a seguito di sue modifiche;
- Gestire, per ogni dipendente o collaboratore, un’area personale ed un’area collaborativa;
- Gestire le versioni e le revisioni di ogni singolo documento;
- Effettuare ricerche di tipo semplice o avanzato attraverso i metadati o full text;
- Utilizzare un sistema di filtri progressivi a faccette;
- Realizzare quanto previsto dal piano di conservazione;
Utilizzo di strumenti telematici quali la firma digitale e la Posta elettronica certificata
RISULTATI
Per FormezPA abbiamo realizzato una graduale dematerializzazione dei documenti e dei dati in entrata ed in uscita, agevolato la scrittura collaborativa dei documenti, ottimizzato ed introdotto i
processi documentali (workflow), archiviato in modo organizzato e sicuro i documenti e introdotto filtri avanzati di ricerca dei documenti attraverso i metadati.
Il sistema offre all’utente una visione dei documenti aggregata rispetto a correlazioni funzionali specifiche.
Inoltre la piattaforma permette di specificare delle regole che scatenano eventi specifici per i file con determinate caratteristiche
