Dematerializzazione

SGM SpA è una società partecipata che opera nel campo della mobilità urbana della città di Lecce e in particolare nel settore:

  • Trasporto pubblico urbano
  • Sosta tariffata
  • Rimozione
  • Manutenzione segnaletica stradale
  • Manutenzione semaforica

ESIGENZE DEL CLIENTE

Si è reso necessario un graduale ripensamento dei processi di gestione documentale dell’organizzazione, al fine di gestire al meglio la gran quantità di documenti in entrata e in uscita (cartacei e digitali) secondo processi ben strutturati che rispondessero alle norme in vigore. Considerati i vari settori di riferimento della società, è necessario che i processi ripensati in chiave digitale  prevedano una definizione puntuale di ruoli e permessi per ogni utente.

SOLUZIONE

Ottimizzazione dei flussi documentali e protocollo informatico

Il sistema di gestione documentale MDM gestisce tutta la documentazione in entrata e in uscita dall’azienda (cartacea e digitale) con un efficientamento delle procedure di ricerca (metadati e full text) e di messa a disposizione della documentazione su un unico sistema integrato.

Il sistema di protocollazione informatica ha permesso la razionalizzazione dei processi di gestione della documentazione, la classificazione all’interno di un archivio digitale organizzato, l’assegnazione agli uffici competenti per competenza o conoscenza.

Gestione delle PEC e integrazione con il protocollo

Il modulo PEC manager permette di gestire tutte le email/PEC in ingresso e in uscita direttamente sulla piattaforma di gestione documentale MDM.

Sono stati impostati permessi e ruoli specifici, in modo che ogni ufficio o singolo utente abbia visibilità e possibilità di azione su uno o più account di posta che può gestire in modo collaborativo con altri utenti. Oltre alle funzionalità normali di invio, inoltro, risposta ai messaggi, l’integrazione del modulo email/PEC con il sistema documentale permette di richiamare i servizi di protocollazione (email e/o di ogni singolo allegato), archiviazione e conservazione.

Gestione Buste Paghe

Il sistema permette di gestire il processo di consegna e presa visione delle buste paghe;

  • L’ufficio del personale carica un pacchetto zip con tutte le buste paga dei dipendenti
  • Il pacchetto viene lavorato automaticamente dal sistema che smista le buste paghe e notifica il documento ad ogni singolo dipendente, automatizzando un processo che prima veniva fatto manualmente con l’invio di email singole;
  • Nel momento in cui arriva la busta paga al dipendente e il documento viene aperto, viene registrata sul sistema l’azione di presa visione.

Rapportini di lavoro

Il sistema di rilevazione delle presenze e gestione delle attività degli ausiliari del traffico, si integra con il sistema MDM. Il rapportino di lavoro viene importato sul sistema di gestione documentale e innesca un processo di approvazione/rifiuto da parte del coordinatore, responsabile sosta, ufficio del personale. In ogni passaggio di approvazione possono essere inserite delle note se l’operatore lo ritiene necessario.

Gestione Ferie e Permessi

Le richieste di autorizzazione Ferie/Permessi all’ufficio del personale
vengono gestite direttamente su MDM.

Lato Dipendente

  • Richiesta per assenze continuative/non continuative e permessi
  • Visibilità su tutto lo storico delle richieste
  • Visualizzazione dello stato di ogni richiesta (approvata, rifiutata)
  • Possibilità di annullare la richiesta non ancora approvata
  • Notifica per email dell’esito della richiesta

Lato Ufficio del personale

  • Visibilità dello storico delle richieste e di quelle in corso
  • Possibilità di approvare o rifiutare la richiesta
  • Filtri sui metadati delle richieste (Richiedente, tipo richiesta, data/ora inizio e fine)

Creazione fascicolo per ogni dipendente con tutta la documentazione di riferimento

RISULTATI

  • Gestione delle informazioni e dei documenti su un’unica piattaforma
  • Protocollazione in entrata, in uscita, interna
  • Protocollazione di tutta la corrispondenza tradizionale e mail/PEC
  • Implementazione nuovi processi documentali grazie alla scalabilità del sistema documentale  e all’editor dei processi
  • Gestione della consegna e presa visione delle buste paga
  • Gestione delle richieste di ferie e permessi
  • Fascicolo del personale
  • Invio e gestione dei rapportini di lavoro digitali