Dematerializzazione

Como Acqua srl

ESIGENZE DEL CLIENTE

Como Acqua srl è il gestore e l’erogatore del Servizio Idrico Integrato a favore dei Comuni (ad oggi circa 131) compresi nell’ambito territoriale della provincia di Como. Per servizio idrico integrato si intende l’insieme dei servizi pubblici di captazione, adduzione, distribuzione e depurazione, di analisi delle acque; l’attività di gestione amministrativa e finanziaria delle reti, impianti ed altre dotazioni patrimoniali strumentali all’esercizio dei servizi pubblici.

Esigenza:

  • Unico sistema di protocollazione informatica.
  • massima aderenza normativa a tutte le vigenti normative di legge, civilistiche, fiscali e regolamentari, in particolare all’ARERA (autorità di regolazione per l’Energia Reti e Ambiente.
  • Generazione etichette e ricevute cartacee
  • Protocollazione automatica in base all’impostazione di regole
  • Protocollazione massiva del cartaceo
  • Gestione delle firme digitali sui documenti
  • Invio e ricezione delle fatture elettroniche tramite SdI o PEC;
  • Integrazione con sistemi presenti in azienda
  • Migrazione dei dati dai precedenti sistemi di gestione protocollo

SOLUZIONE

Gestione Documentale

  • Gestione documentale digitale dei documenti digitali e dematerializzati
  • Versioning del documento, check-in check-out del documento
  • Classificazione dei documenti all’interno di un titolario organizzato su più livelli
  • Gestione delle visibilità dei fascicoli attraverso l’impostazione di permessi specifici ad ogni livello
  • Ricerca attraverso metadati e full text solo sui documenti di cui si ha la visibilità
  • Generazione repertori dei fascicoli

Firma digitale dei documenti

  • Apposizione firma digitale sui documenti direttamente dalla piattaforma
  • Anteprima dei documenti firmati (anche p7m) e controllo del certificato di firma
  • Firma massiva dei documenti

Modulo per invio solleciti tramite PEC

  • Gestione dell’invio massivo di solleciti di pagamento
  • Ogni sollecito inviato avrà allegato il relativo file che riporterà idCliente_dataInvio
  • Per le PEC inviate può essere attivata la funzione di protocollazione automatica
  • MDM permette la gestione delle relative notifiche di accettazione, anomalia messaggio e avvenuta consegna

Protocollo e Pec Manager

  • Gestione del protocollo in entrata, in uscita
  • Impostare la visibilità delle mail/PEC a utenti o UO
  • Richiamare le funzioni di protocollazione mail/Pec e allegati
  • Assegnazione protocollo a UO/Utenti e liste di assegnazione
  • encryption documenti da parte del protocollatore

Automazione di processo

  • Creazione di task specifici e la loro automazione
  • Approvazione e validazione di documenti presenti o caricati all’interno del documentale
  • Creazione di regole per la protocollazione automatica

Annotazioni sui protocolli

  • Gestione delle annotazione su protocollo con autore/data/ora di inserimento
  • Selezione degli assegnatari per l’invio di notifiche legate alle annotazioni
  • Presa visione delle annotazioni in bacheca

Invio-Ricezione Fatture elettroniche

  • Gestione del ciclo attivo e passivo di fatturazione elettronica
  • Integrazione tramite web services o PEC
  • gestione delle notifiche di accettazione e rifiuto

RISULTATI

  • Piattaforma integrata di gestione documentale;
  • Migrazione dei dati storici da più sistemi di protocollo;
  • Riduzione costi e tempi di gestione;
  • Ottimizzazione dei processi di gestione delle fatture passive;
  • Informatizzazione del processo di protocollazione, legato alla PEC/mail;
  • Modulo di gestione dell’invio di solleciti di pagamento;
  • Conservazione a norma di legge;
  • Collaboration.

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Annotazioni sui protocolli

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