SGM SpA è una società partecipata che opera nel campo della mobilità urbana della città di Lecce e in particolare nel settore:
SGM SpA è una società partecipata che opera nel campo della mobilità urbana della città di Lecce e in particolare nel settore:
Si è reso necessario un graduale ripensamento dei processi di gestione documentale dell’organizzazione, al fine di gestire al meglio la gran quantità di documenti in entrata e in uscita (cartacei e digitali) secondo processi ben strutturati che rispondessero alle norme in vigore. Considerati i vari settori di riferimento della società, è necessario che i processi ripensati in chiave digitale prevedano una definizione puntuale di ruoli e permessi per ogni utente.
Il sistema di gestione documentale MDM gestisce tutta la documentazione in entrata e in uscita dall’azienda (cartacea e digitale) con un efficientamento delle procedure di ricerca (metadati e full text) e di messa a disposizione della documentazione su un unico sistema integrato.
Il sistema di protocollazione informatica ha permesso la razionalizzazione dei processi di gestione della documentazione, la classificazione all’interno di un archivio digitale organizzato, l’assegnazione agli uffici competenti per competenza o conoscenza.
Il modulo PEC manager permette di gestire tutte le email/PEC in ingresso e in uscita direttamente sulla piattaforma di gestione documentale MDM.
Sono stati impostati permessi e ruoli specifici, in modo che ogni ufficio o singolo utente abbia visibilità e possibilità di azione su uno o più account di posta che può gestire in modo collaborativo con altri utenti. Oltre alle funzionalità normali di invio, inoltro, risposta ai messaggi, l’integrazione del modulo email/PEC con il sistema documentale permette di richiamare i servizi di protocollazione (email e/o di ogni singolo allegato), archiviazione e conservazione.
Il sistema permette di gestire il processo di consegna e presa visione delle buste paghe;
Il sistema di rilevazione delle presenze e gestione delle attività degli ausiliari del traffico, si integra con il sistema MDM. Il rapportino di lavoro viene importato sul sistema di gestione documentale e innesca un processo di approvazione/rifiuto da parte del coordinatore, responsabile sosta, ufficio del personale. In ogni passaggio di approvazione possono essere inserite delle note se l’operatore lo ritiene necessario.
Le richieste di autorizzazione Ferie/Permessi all’ufficio del personale
vengono gestite direttamente su MDM.
Lato Ufficio del personale
Creazione fascicolo per ogni dipendente con tutta la documentazione di riferimento
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