I servizi di document management in modalità outsourcing migliorano i processi amministrativi in ambito finance e insurance, HR e tutti i servizi di back office.
La digitalizzazione dei contratti e della relativa documentazione sono un’esigenza di questo settore.

LA NOSTRA SOLUZIONE

FINANCE #PAPERFREE

MDM permette, oltre ad un primo step di migrazione dei dati, l’elaborazione di nuovi processi documentali integrati con le funzioni in uso. Tutti i documenti in entrata ed in uscita delle varie filiali possono essere gestiti in un unico repository, protocollati e smistati tra i vari uffici di competenza attraverso un sistema di assegnazione task personalizzato ed automatizzato.

Il sistema di protocollazione viene completamente ripensato in ottica informatica, permettendo l’acquisizione della documentazione, l’individuazione della tipologia documentale e la metadatazione del documento.

Inoltre viene ripensata la lavorazione di tutta la posta ordinaria, della banca, attraverso il modulo di postalizzazione che permette di richiedere le operazioni di imbustamento e spedizione della documentazione (come quietanze di pagamento, contabili, modelli F24, avvisi o altra tipologia di documentazione) verso la Clientela o gli stakeholders, tramite web services collegato ai servizi postali.

Tra gli altri vantaggi che vale la pena sottolineare, nella gestione documentale per il settore finance e insurance:

  • La gestione della protocollazione multiarea, e collegata direttamente alle PEC;
  • La gestione centralizzata delle circolari, del sistema di notifica e la gestione delle convocazioni CdA;
  • La registrazione dei documenti contabili, come ad esempio le fatture dei fornitori, e l’attivazione dei processi di approvazione dei pagamenti;
  • La gestione della fattura elettronica PA e B2B in entrata ed in uscita tramite SdI;
  • La gestione dei contratti con i vari tipi di firma elettronica, anche multipla, sul documento;
  • L’invio in conservare a norma di legge delle varie tipologie documentali.

OBIETTIVI

Riduzione documenti cartacei e dematerializzazione

Indicizzazione dei documenti

Ricerca per metadati e full text

Riduzione tempi di gestione ed efficienza

Validazione della documentazione e riduzione degli errori

Audit sulle procedure

Dematerializzazione e digitalizzazione dei processi rappresentano uno dei punti chiave per lo sviluppo di strategie basate su analisi di business intelligence.
Fabio Carlino – CEO

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