Le esigenze di questo settore riguardano l’analisi e l’ottimizzazione dei processi documentali, la gestione del ciclo attivo e passivo delle fatture elettroniche, dello scadenzario di pagamento delle fatture, dei rapportini di lavoro, dei contratti idrici, di ODI e la conservazione digitale a norma.

LA NOSTRA SOLUZIONE

MULTIUTILY #PAPERFREE

Le esigenze del settore multiutility impattano su tutti i flussi di gestione documentale e richiedono un’analisi organizzativa in grado di disegnare workflow personalizzati sulle reali esigenze aziendali. Attraverso il modulo Organigramma e la funzione Editor dei processi di MDM tutti i processi di gestione documentale informatica vengono perfettamente integrati in un modello di governance in grado di supportare flussi in entrata e in uscita passando dal protocollo alla gestione delle fatture, ai contratti e a tutte le tipologie documentali utilizzate dall’Ente.

I flussi inoltre vengono organizzati attraverso l’utilizzo di firme elettroniche , integrate già in MDM, per i processi di approvazione e validate dai singoli ruoli in funzione degli utenti che vengono abilitati per ogni fase del singolo flusso.

Per un nostro cliente è stata sviluppata un App che permette l’invio delle informazioni al gestore documentale, al fine di dematerializzare i rapportini di lavoro degli interventi tecnici ed associarli alla matricola del lavoratore.

Sulla piattaforma è possibile gestire in maniera organizzata e strutturata tutta la documentazione relativa ai progetti Idrici gestiti direttamente su MDM.
La gestione viene facilitata grazie alle funzioni di collaboration e:

  • Versioning dei documenti
  • Check-in check-out del documento
  • Audit delle attività

MDM inoltre permette l’integrazione web services REST e API, SAP e l’ integrazione del sistema contabile nel ciclo passivo.

Tutti i documenti vengono infine  mandati in conservazione garantendo i requisiti richiesti da AgID.

OBIETTIVI

Eliminare i registri cartacei

 Razionalizzare il flusso documentale

Sviluppare sistemi informativi automatizzati

Migliorare la trasparenza amministrativa

Definire ruoli e permessi per l’accesso alla documentazione amministrativa

Centralizzare il sistema di protocollazione delle AOO

Per poter offrire una soluzione per la dematerializzazione dei processi, dobbiamo comprendere le esigenze del cliente e i suoi processi organizzativi.
Stefano Argentiero – Service Delivery Manager

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