Il digital first non è più una scelta ma un obbligo e un’esigenza per tutte le amministrazioni pubbliche, centrali e locali.
Protocollo informatico, flussi documentali, procedimenti amministrativi e documenti informatici devono garantire gli standard previsti dal Codice dell’Amministrazione Digitale nell’ottica della semplificazione e della trasparenza.

Cosa cambia nella PA?

Tra i vari adempimenti introdotti dalla norma, vi è l’introduzione del Protocollo informatico (DPR n° 445/2000) e delle relative linee guida per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi.

Tutti i documenti che transitano da e per la PA devono essere oggetto di protocollazione e registrazione, e memorizzati nel registro giornaliero di protocollo che verrà inviato in conservazione:

  • Documenti ricevuti o inviati dalla PA, in formato cartaceo o digitale;
  • Comunicazioni ricevute ed inviate via PEC o da email tradizionali
  • Istanze e dichiarazioni presentate alle PA per via telematica

Ogni registrazione di protocollo dovrà avere numero, data, mittente/destinatario, oggetto, classificazione.

In MDM il modulo di gestione del protocollo informatico, si integra con il PEC manager, per permettere la protocollazione dei messaggi eml o degli allegati, direttamente dal modulo di gestione Mail, in maniera semplice e veloce e il loro invio in conservazione.

Tra gli altri moduli che permettono alla Pubblica Amministrazione di ridisegnare i suoi processi in chiave digitale:

  • Titolario di classificazione (DPR 445/2000) è obbligatorio per le PA e per tutti gli enti dotati di registro di protocollo. Il titolario deve seguire delle regole ben precise di catalogazione, per una razionalizzazione condivisa dell’archivio. È fondamentale per smistare i documenti tra i vari uffici e reperire in modo semplice e veloce le varie pratiche, grazie anche alla ricerca avanzata tramite metadati o full text del documento archiviato.
  • Organigramma, permette la gestione di ruoli e permessi all’interno di ogni AOO e UO  Tutte le azioni svolte all’interno del sistema, possono essere registrate all’interno di Log di sistema, per garantire completa trasparenza e controllo.
  • Fattura elettronica PA, Il sistema si interfaccia con il SdI per l’invio e la ricezione delle fatture; con sistemi terzi (ERP – SAP) per importare e gestire le fatture elettroniche su un unico sistema documentale con MDM; integra la firma elettronica, obbligatoria per le fatture PA prima del loro invio; gestisce le notifiche di scarto; invia le fatture in conservazione; si integra con il sistema contabile.
  • Conservazione Digitale, obbligatoria per tutte le PA, al fine di garantire “autenticità, integrità, leggibilità, e reperibilità dei documenti informatici”. Il modulo di conservazione MDM permette di gestire la conservazione in House o su conservatore accreditato, permettendo l’invio e/o visualizzazione dei pacchetti informatici (pacchetto di versamento, pacchetto di archiviazione, pacchetto di distribuzione). Il modulo è trasversale al Titolario, alla fattura elettronica, alle PEC e al modulo contratti, ovvero a tutte quelle tipologie documentali per cui è prevista la conservazione a norma.
  • Workflow documentali, possono essere creati dei processi ad hoc per la gestione dei fornitori della PA, la gestione di bandi ed appalti e per l’automatizzazione delle funzioni trasversali ai moduli MDM. Ad esempio la protocollazione di un documento dopo la sua approvazione, o ancora la protocollazione automatica e l’assegnazione automatica per determinate tipologie documentali.

OBIETTIVI

Eliminare i registri cartacei

 Razionalizzare il flusso documentale

Sviluppare sistemi informativi automatizzati

Migliorare la trasparenza amministrativa

Definire ruoli e permessi per l’accesso alla documentazione amministrativa

Centralizzare il sistema di protocollazione delle AOO

Il mio lavoro è mostrare agli enti/aziende nuovi orizzonti di crescita e presentarmi come loro partner nel processo di cambiamento con tutta l’esperienza MDM.
Fabio Carlino – CEO

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